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Le calendrier de déploiement de la facture électronique en France est désormais bien connu. Dès 2024, toutes les entreprises situées sur le territoire devront pouvoir recevoir les flux entrants des fournisseurs dans ce format. Pour les opérations avec les clients, la date dépend de la taille de la société. Nous vous proposons un point détaillé sur cette nouvelle obligation, ses modalités, son périmètre et le calendrier de mise en place. Nous vous expliquons aussi les bénéfices attendus dans les entreprises et l’organisation à prévoir d’un point de vue informatique.
La dématérialisation des flux et des données en général envahit nos entreprises. La prochaine étape qui attend tous les professionnels en France, c’est la facture électronique. Voici l’essentiel à retenir.
La facture est dite électronique uniquement si elle obéit à un formalisme numérique, du début à la fin du processus. Ainsi, un tel document doit présenter un format électronique tant pour sa conception, sa transmission, sa réception que son stockage. On parle de facturation électronique ou d’e-invoicing. Vous percevez déjà qu’une facture papier générée par votre ERP, puis scannée au format PDF ne respecte pas l’obligation de pièce comptable électronique.
La loi impose aux entreprises de respecter un des 3 formats prévus pour la facture électronique, UBL, CII ou Factur-X. Ce dernier format hybride rencontre beaucoup de succès. Il mixe à la fois un document PDF/A-3, compréhensible de l’humain ainsi que des données complémentaires XML structurées et lisibles par un traitement informatisé.
À côté de la facture électronique dite e-invoicing, la nouvelle réglementation comporte aussi un volet appelé e-reporting. Toutes les entreprises devront en plus de la facturation électronique avec des clients professionnels établis en France, tracer les données de ventes réalisées auprès de particuliers ou d’entreprises étrangères. Ces informations figurent dans un e-reporting à destination de l’administration fiscale. Ainsi, avec l’e-reporting et l’e-invoicing, l’État disposera de l’ensemble des transactions réalisées. Il pourra donc reconstituer toutes les opérations de vente des entreprises françaises.
Toute entreprise privée établie en France devra choisir le ou les prestataires de services chargés d’envoyer les données d’e-invoicing ainsi que l’e-reporting au fisc. Ce sont ces partenaires qui contrôleront et transmettront les factures électroniques à leurs destinataires. Ce n’est donc plus le fournisseur qui adressera chaque facture à chaque client.
Pour ces services, vous pourrez opter entre :
Du fait de ces choix possibles, vous entendez probablement parler du schéma en Y.
La facturation électronique est devenue obligatoire en France en janvier 2020 pour les relations du type BtoG, soit pour les relations des entreprises privées avec des entités publiques. Désormais, l’e-invoicing va concerner les relations BtoB, soit les professionnels privés assujettis à la TVA en France et qui facturent des entreprises du même type. N’oublions pas aussi l’obligation d’e-reporting pour les autres ventes réalisées par ces entreprises situées en France.
Le calendrier de la réforme est connu depuis fin 2021. Il apporte de nouvelles obligations dès 2024 alors que nous sommes déjà en 2023. Toutes les directions financières positionnent donc cette thématique dans les priorités à gérer cette année.
Voici les dates à retenir :
En ce début d’année 2023, la DGFIP n’a immatriculé pour le moment aucune plateforme PDP. Tenez-vous au courant, notamment auprès de vos prestataires informatiques qui y travaillent ou qui suivent le sujet de près.
En tant que DAF, vous allez donc déployer le processus de dématérialisation complet de la facturation dans votre société. Cette mise en conformité avec la loi constitue aussi une réelle opportunité pour votre organisation. Faites-en un outil au service de l’efficacité. Améliorez vos workflows, vos procédures ainsi que la gestion de l’archivage.
Cette réforme de la facture électronique constitue une obligation nouvelle pour les entreprises. Toutefois, elle comporte plusieurs avantages. En effet, elle vise des objectifs intéressants pour tout professionnel comme la simplification administrative et la fluidification des relations clients fournisseurs.
Le législateur cherche d’abord à réduire la fraude à la TVA. À terme, l’administration vise à préremplir les déclarations de TVA des entreprises. La réforme de la facturation électronique tend aussi à fluidifier les relations professionnelles et à accélérer chaque paiement fournisseur. Ces actions ne peuvent qu’améliorer la trésorerie des entreprises. Imaginez ! Plus de factures égarées par le courrier postal ou lors de la transmission entre les services ! Désormais, toutes les pièces comptables sont accessibles sur une plateforme, de partout et par tous.
Avec la dématérialisation de la facturation des achats comme des ventes, les entreprises disposent désormais de systèmes d’archivage et de stockage des pièces justificatives plus sécurisés. Optez pour une solution hébergée sur le Cloud auprès de partenaires en conformité avec la réglementation et notamment la valeur probante. Ce traitement numérique de la documentation vous fait gagner en sérénité pour la gestion de vos archives. En outre, il facilite la collaboration dans les équipes.
Vos systèmes informatiques doivent et vont s’adapter à cette réforme de la facture électronique en France. Tous les prestataires, éditeurs et/ou intégrateurs se préoccupent actuellement de cette évolution cruciale dans chaque entreprise.
Vous ne savez peut-être pas aujourd’hui quelle plateforme de dématérialisation partenaire sera retenue. Toutefois, nous recommandons de commencer à déployer des solutions de numérisation. Ainsi, avec un ERP industriel dans votre société, vous disposerez déjà d’une dématérialisation partielle du cycle Procure-to-Pay. Même si vous débutez avec le scan des factures papier à l’arrivée, vous entamez le processus et la conduite du changement. Vous gagnez du temps pour la mise en place en 2024 de la facture électronique entrante.
Les entreprises qui procèdent déjà à l’émission de factures clients au format EDI par exemple devront adapter le traitement pour une mise en conformité avec la réforme de la facturation électronique. Sachez que justement un des objectifs des PDP consiste à répondre aux entreprises qui ont déployé des solutions de dématérialisation comme l’EDI. Aussi, nous vous recommandons de vous tenir informé régulièrement auprès de vos prestataires informatiques.
Aucune entreprise en BtoB implantée sur le territoire français ne peut désormais s’exonérer de cette réforme de la facturation électronique. Elle est pour demain !
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