L’implémentation d’un ERP est un projet de longue haleine qui nécessite un accompagnement et un conseil auprès de l’entreprise tout au long du cycle de vie de la solution. Contrairement à ce que l’on peut croire, le choix d’un prestataire pour un ERP a tout autant d’importance que le choix de la solution elle-même. En effet, l’intégration et l’utilisation adéquate d’un logiciel ERP reposent en grande partie sur le partenaire et son expertise. Ce choix ne doit donc pas être laissé au hasard.
Pour mener à bien la gestion d’un projet ERP, l’intervention d’un partenaire capable d’assurer une mission de conseil, d’intégration, de support, de formation et de maintenance est essentielle pour l’entreprise.
Pour être bien accompagnée, la PMI a le choix de collaborer avec un éditeur spécialisé dans le développement de l’ERP ou un intégrateur qui possède d’excellentes compétences en méthodes d’intégration d’ERP. Confier le déploiement d’un projet ERP à un partenaire demande mûre réflexion. Éditeur ou intégrateur : quels critères à prendre en considération pour bien choisir ?
> Comment bien choisir votre futur logiciel ERP ?
Comment s’organise la collaboration avec un prestataire ?
Avant de faire appel à de potentiels prestataires, l’entreprise rédige un cahier des charges afin de bien structurer le projet. Celui-ci permet d’identifier en amont les processus, les besoins et les enjeux auxquels l’ERP devra répondre. Bien rédiger son cahier des charges est une étape nécessaire pour vous guider dans votre choix de solution ERP et assurer une communication efficace avec le prestataire.
Pour juger de la qualité d’un partenaire, que ce soit un éditeur ou un intégrateur, les phases de démonstration permettent de vérifier la qualité de service proposée. Ce prestataire vous accompagnera dans les phases de déploiement, de paramétrage et de la prise en main du logiciel. Quelles que soient les pratiques de l’entreprise, ce spécialiste s’engage à maîtriser l’intégration de l’ERP, à le faire évoluer, et à apporter son conseil à chaque étape du projet.
Une fois que le choix de l’ERP a été statué, le prestataire intervient pour vous accompagner dans la phase d’intégration. Ce déploiement peut se réaliser par phase ou en une seule fois. Avant sa mise en service, il faut réaliser des paramétrages et des tests pour adapter la solution à vos spécificités métiers. Le déploiement d’une solution ERP est un projet de long terme qui peut s’avérer complexe, d’où l’importance d’être bien accompagné par un partenaire dans un rôle de conseil.
Confier le déploiement d’un ERP à un intégrateur
Un intégrateur intervient en tant que prestataire dans la mise en œuvre et l’intégration d’une solution ERP. Son rôle est de vous conseiller sur les choix de paramétrages, de développement ainsi que sur l’optimisation du logiciel pour répondre aux besoins actuels et futurs.
En tant qu’interlocuteur privilégié du projet, l’intégrateur est présent pendant et après le déploiement d’un ERP. Suite au cahier des charges défini, ce spécialiste vous guide dans l’intégration pour que l’ERP concorde aux problématiques de l’entreprise. En sollicitant un intégrateur, il est important que celui-ci comprenne votre activité, votre fonctionnement et vos contraintes pour une réalisation de projet réussie.
Suite au déploiement, l’intégrateur se charge de former l’ensemble de vos collaborateurs à la nouvelle solution. Il est en mesure d’assurer un suivi du projet face aux demandes des utilisateurs, à leurs attentes et aux cas d’usage.
Au cours d’un projet d’ERP, l’intégrateur est seulement un intermédiaire entre le client et l’éditeur. C’est pourquoi il est nécessaire de bien définir son cadre d’intervention au préalable pour éviter des délais d’intervention allongés.
La gestion du projet ERP par un éditeur
L’éditeur est celui qui conçoit la solution ERP, ce qui lui offre l’avantage de connaître parfaitement le logiciel à intégrer au sein d’une entreprise. Grâce à sa maîtrise du cycle de vie du projet, ce prestataire accompagne les entreprises dans l’usage de la solution ERP et répond rapidement aux besoins et aux développements spécifiques.
En sollicitant un éditeur-intégrateur, car certains prestataires disposent de la double casquette, les entreprises bénéficient d’un seul interlocuteur qui offre toutes les compétences nécessaires : commercial, consultant, support, maintenance, R&D. L’éditeur-intégrateur a aussi l’avantage de bien connaître l’activité et les enjeux de ses clients en développant une solution ERP spécifique à leur métier. Cela peut être alors une garantie pour les PME et ETI, disposant de processus et de contraintes métiers qui leur sont propres, pour faire évoluer la solution rapidement.
En tant que spécialiste de développement d’ERP, l’éditeur apporte des compétences techniques et fonctionnelles face à la solution, mais il ne sera pas toujours en mesure de gérer le déploiement chez le client, contrairement à un intégrateur.
Éditeur ou intégrateur d’ERP : quels éléments à prendre en compte ?
Pour choisir le meilleur partenaire à qui confier le projet d’ERP, assurez-vous que l’éditeur ou l’intégrateur puisse répondre à différents critères.
Les références métiers du prestataire
Il faut veiller à vérifier auprès de l’intégrateur que ses spécialisations et sa connaissance du métier correspondent au secteur d’activité de l’entreprise. Certains prestataires sont spécialisés dans certaines compétences comme la GPAO par exemple, ce qui prouve une certaine légitimité. En vérifiant les références d’un futur intégrateur, vous pouvez confirmer son savoir-faire face à un projet de déploiement ERP du même secteur que le vôtre.
En choisissant un éditeur, n’hésitez pas à lui demander des informations sur de précédents développements avec des clients issus de la même activité. En travaillant sur les mêmes problématiques que votre entreprise, ce prestataire sera à même de développer une solution performante et de répondre plus rapidement à vos besoins.
La qualité du service support
Le service support de l’intégrateur peut manquer de connaissances techniques pour maîtriser la solution ERP. Dans ce cas, une communication fluide est indispensable entre l’intégrateur, l’éditeur et le client pour éviter un retard d’intégration ou s’assurer de la compatibilité de la solution avec votre métier ou encore l’interopérabilité de l’ERP avec d’autres solutions métiers.
L’éditeur-intégrateur offre un service support et une hotline plus réactifs grâce au lien interne direct entre l’équipe qui développe le logiciel et les équipes dédiées aux services. Les entreprises bénéficient également d’un support plus qualitatif face à leurs problématiques, en profitant d’une connaissance parfaite de la solution ERP par l’équipe de l’éditeur.
Les coûts de maintenance
En intégrant une solution ERP, le contrat de maintenance est nécessaire pour accéder au service support et aux mises à jour, mineures et majeures du logiciel.
Un intégrateur entraîne parfois des coûts de maintenance plus élevés. En effet, celui-ci cumule un contrat de support avec celui de l’éditeur, obligatoire pour bénéficier des mises à jour du logiciel. Veillez donc à bien calculer tous les coûts inhérents à l’acquisition d’un ERP et à son maintien en production ou son évolution pour estimer le budget de votre solution ERP.
La disponibilité
L’intégrateur est généralement un prestataire local et présente l’avantage d’avoir une structure géographiquement proche de l’entreprise, contrairement à l’éditeur qui offre moins de proximité avec le client. En faisant appel à un prestataire local, l’entreprise évite la perte de réactivité en cas de panne de serveur et favorise des coûts de déplacement moindres.
Éditeur ou intégrateur, les deux profils possèdent leurs avantages et leurs inconvénients. Gardez à l’esprit que la collaboration entre le partenaire choisi et vous, sera de longue durée. Il est alors primordial que le prestataire dispose de toutes les capacités pour s’adapter aussi bien au projet de déploiement de la solution, à vos processus, votre budget et vos délais.
Pour vous aider à choisir votre futur partenaire pour votre ERP, ne négligez pas les phases de démonstration et de présentation des offres d’accompagnement de chacun. Cela permet d’avoir une meilleure idée des deux approches et de s’orienter vers celle qui correspond le mieux à votre organisation.
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