En tant qu’industriel, l’élaboration d’un cahier des charges est au cœur du choix de votre futur ERP. Il est ainsi conseillé de procéder avec prudence et application afin d’éviter erreurs et approximations qui pourraient engendrer de futurs ajustements coûteux. Nous avons choisi de mettre en évidence les 7 erreurs récurrentes à éviter lors de l’élaboration de votre cahier des charges ERP.
1. Ne pas orienter le cahier des charges ERP vers la gestion des processus
Lorsque vous rédigez un cahier des charges ERP, vous ne devez pas vous contenter de décrire les fonctions requises. L’accent devrait plutôt être mis sur les processus d’entreprise, dont la description détaillée constituera la base d’une spécification réussie. Si aucune description complète ou actualisée des processus n’est encore disponible, il vous faut avant tout vous atteler à cette description. Si des faiblesses sont repérées parmi vos processus pendant cette phase, il vous faut décrire les processus cibles que vous jugez optimaux. Une fois ceux-ci déterminés, vous pourrez vous en servir comme base pour en déduire les spécifications requises. La règle de base étant, bien sûr, qu’un système ERP doit être capable de s’adapter aux processus – et non l’inverse.
2. Oublier d’impliquer les services internes concernés
L’élaboration d’un cahier des charges n’est pas l’affaire d’une seule personne mais bien une collaboration entre les experts des services concernés. Par conséquent, tous les services de votre entreprise industrielle doivent être impliqués. Après tout, c’est au sein de ces services que se trouvent les utilisateurs qui travailleront avec la future solution ERP. Ainsi, il est judicieux de mettre en place des ateliers collaboratifs au sein desquels les exigences spécifiques des différents services sont examinées. Il conviendra de distinguer les exigences obligatoires des exigences facultatives afin de ne pas créer une « liste de souhaits » excessivement longue. D’éventuelles remises en question au sein des ateliers doivent être accueillies avec bienveillance et leur acceptation pourra avoir pour effet bénéfique d’augmenter la future acceptation de la solution qui sera déployée. Une fois l’ensemble des contributions des différents services recueillies, il sera nécessaire de prendre du recul pour obtenir une vue d’ensemble ; l’objectif n’étant pas d’optimiser individuellement les différents services, mais plutôt de coordonner et d’harmoniser l’ensemble de l’organisation.
3. Confondre CDC ERP et spécifications fonctionnelles
Le cahier des charges et la fiche des spécifications fonctionnelles sont souvent considérés comme des synonymes. Cependant, ce n’est pas le cas. Il est donc important de bien différencier les deux termes :
- Le cahier des charges décrit ce qui est requis. Il est rédigé par l’industriel désireux de s’équiper d’un ERP
- Les spécifications fonctionnelles décrivent comment les exigences décrites dans le cahier des charges sont mises en œuvre. Elles sont rédigées par le fournisseur ERP.
Ainsi, un cahier des charges ERP recense les fonctions et propriétés que le système souhaité doit proposer. Il est envoyé à tous les éditeurs d’ERP en lice et soutient ainsi le processus de sélection. Une fois cette opération terminée, la mise en œuvre commence.
Dans ce cadre, un atelier est organisé avec le fournisseur sélectionné, au cours duquel les processus et les exigences du cahier des charges sont examinés en détail. A l’issue de cet atelier, le fournisseur est en mesure de préparer une spécification fonctionnelle qui décrit à quoi ressemblera la mise en œuvre concrète et technique des exigences émises par le client.
Le cahier des charges équivaut à un plan concret pour la mise en œuvre du nouveau système. Il contiendra les spécifications exactes concernant la configuration logicielle pour une application concrète du logiciel dans votre organisation.
4. Donner trop ou trop peu de détails
Après avoir défini les objectifs stratégiques globaux et par services, vous serez en mesure d’élaborer des exigences concrètes. Donc, à ce stade, vous pouvez commencer à rédiger votre cahier des charges ERP. De nombreux chefs de projet savent par expérience que ce n’est en aucun cas anodin. Le principal défi est de choisir une profondeur d’informations appropriée et de distinguer les informations importantes des informations de moindre importance. Une description trop superficielle conduit à de nombreuses interrogations et malentendus. L’autre extrême – une feuille de spécifications avec un niveau de détails maximal visant à couvrir toutes les éventualités – peut difficilement être gérée par les fournisseurs d’ERP et conduit à une charge de travail disproportionnée.
Afin d’atteindre le juste équilibre, il est opportun de suivre quelques règles empiriques :
- Décrivez les processus et les exigences de manière à ce que les personnes extérieures à votre organisation les comprennent.
- Ne vous perdez pas dans les détails inutiles.
- Évitez les fonctionnalités agréables à posséder mais qui sont irréalistes ou disproportionnellement coûteuses.
- Contentez-vous d’une description brève pour les fonctionnalités standard voire « bateau » requises dans toutes les entreprises (par exemple, la vérification des factures liées à la commande).
5. Spécifier la solution dès le cahier des charges ERP
Une autre règle importante pour l’élaboration d’un cahier des charges ERP : Décrivez vos exigences, mais pas comment elles sont mises en œuvre. En d’autres termes, soyez neutre dans votre rédaction.
Illustrons ce cas par un exemple. Supposons que vous ayez besoin d’une fonction pour lancer votre production. Si vous décrivez ce besoin par « Il devrait y avoir un bouton rouge en haut à gauche avec lequel un ordre de fabrication peut être passé », vous excluez purement et simplement tous les éditeurs d’ERP industriels qui ne proposent pas le bouton souhaité. Or, certains ERP vont légitimement et utilement démarrer en mode automatique la production sans besoin d’actionner un bouton, par exemple si le stock tombe en dessous d’un minimum défini. Une formulation neutre de votre exigence serait ainsi plus justement « une fonction pour lancer la production est requise ».
6. Être inflexible face aux modifications
Dans certains cas, on estime à tort qu’un cahier des charges ne peut pas être modifié après son élaboration et qu’il s’agit donc d’un document immuable. Ceci est incorrect car des modifications peuvent légitimement survenir. En d’autres termes, un CDC ERP peut et doit même se développer, s’améliorer et évoluer au cours du processus de sélection.
Un éditeur d’ERP pour l’industrie pourra questionner intelligemment vos processus et conduire à la modification de vos exigences ou encore à de nouvelles exigences parfaitement opportunes. Ainsi, il est raisonnable de faire évoluer votre cahier des charges…, tout en tenant bien sûr informés les éditeurs en lice de ces évolutions.
7. Ne pas prendre le temps nécessaire pour rédiger le cahier des charges ERP
Un grand soin est requis lors l’élaboration du cahier des charges ERP. Par conséquent, vous devez prendre suffisamment de temps pour cela et ne pas imposer de décisions hâtives. Après tout, il s’agit des fondations sur lesquelles vous allez construire votre projet ERP et les négliger pourrait avoir des conséquences dramatiques en termes de budget et de calendrier.
On retrouve trois raisons typiques à une trop grande précipitation dans l’élaboration du CDC ERP :
- On ne reconnaît pas l’importance de ce document dans la sélection de l’ERP et, par conséquent, sa rédaction n’est pas – à tort – une priorité
- Il y a un manque de bras et de ressources pour une élaboration professionnelle du CDC
- L’entreprise ne dispose pas en interne de l’expertise nécessaire
| 7 erreurs à éviter lorsque vous rédigez un cahier des charges ERP |
| Erreur n°1 |
Ne pas orienter votre cahier des charges vers la gestion des processus |
| Erreur n°2 |
Omettre d’impliquer les services internes concernés |
| Erreur n°3 |
Confondre cahier des charges et spécifications fonctionnelles |
| Erreur n°4 |
Donner trop ou trop peu de détails |
| Erreur n°5 |
Spécifier la solution dès le cahier des charges |
| Erreur n°6 |
Être inflexible face aux modifications |
| Erreur n°7 |
Ne pas prendre le temps nécessaire pour rédiger le cahier des charges |
En conclusion : Vous devez vous prémunir des erreurs les plus répandues durant l’élaboration de votre CDC
Il ne s’agit pas là d’une tâche insignifiante. De mauvaises décisions peuvent avoir de lourdes conséquences sur la future performance de votre ERP. Il est donc de mise d’observer recul et prudence.
