Le rôle d’un logiciel ERP est d’intégrer, de centraliser et d’automatiser des processus métier complexes et critiques. L’ERP est conçu pour être au cœur de l’organisation de l’entreprise industrielle afin d’optimiser la gestion de production mais également d’assurer la communication entre les différents services de l’entreprise avec pour objectif de fournir des informations pertinentes et exploitables pour son pilotage.
Vous vous apprêtez à lancer votre projet ERP ; vous devez savoir que le chemin sera long et difficile, qu’il s’agisse d’un premier achat ou d’un renouvellement ! Tous nos experts s’accordent à dire que la réussite du projet passe avant tout par une préparation rigoureuse : qu’il s’agisse de définir vos besoins, vos objectifs, d’impliquer votre équipe, jusqu’au choix de la solution et à son déploiement… c’est pourquoi une réflexion bien menée augmentera considérablement vos chances de succès.
Quelle que soit la taille de votre entreprise (TPE, PME, ETI…) voici 7 conseils pratiques pour vous aider à bien mener votre projet ERP.
1. Impliquer vos collaborateurs
La première étape cruciale pour bien amorcer un projet ERP consiste à informer l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Chacun pourra ainsi participer activement à ce futur changement en faisant part de son expérience, en prodiguant ses conseils et surtout en remontant un maximum d’informations sur ses besoins et attentes vis-à-vis de la future solution ERP. Informer, écouter, interroger et communiquer sont les maîtres-mots à ce stade. A partir de ce moment, vous serez à même de monter votre équipe projet, celle qui mènera le dossier de bout en bout. Suivant la taille de votre organisation, cette équipe devra être représentative des services clés de votre entreprise (production, achats, ventes, logistique, informatique, finances…) sans oublier la Direction Générale car sans l’aval et la participation de cette dernière, votre projet ERP a peu de chance d’aboutir !
2. Identifier vos besoins
L’équipe projet est désignée, charge à elle maintenant d’identifier clairement les besoins auxquels devra répondre le futur logiciel ERP. Attention, il ne s’agit pas ici de dresser une liste à la Prévert des fonctionnalités souhaitées, mais bien d’identifier et de formuler vos attentes, de fixer des objectifs (chiffrés ou non) voire de déterminer le ROI ou retour sur investissement. Tous les services de l’entreprise sont visés à ce stade, puisqu’un ERP industriel, bien que disposant d’un cœur axé autour de la gestion de production (GPAO) doit pouvoir répondre parfaitement, directement (fonctionnalités natives) ou indirectement (se connecter à vos autres logiciels métiers), à votre activité dans son ensemble. Plusieurs outils sont à votre disposition pour identifier vos besoins (brainstorming, enquête interne, réunions…) et les exprimer (liste à puces, dessin, schéma…). L’important à ce stade est de disposer d’une vue d’ensemble de votre activité, des flux internes mais également externes (fournisseurs, partenaires, clients, sous-traitants…) qui existent au sein de votre entreprise.
3. S’autoriser à consulter un cabinet conseils
L’équipe projet est désignée, le projet est porté par la Direction, mais peut-être ressentirez-vous le besoin de vous faire accompagner, que ce soit pour valider votre expression de besoins, pour vous guider dans la rédaction de votre cahier des charges ou encore pour sélectionner les solutions ERP les plus adéquates à votre secteur d’activité. Dans ce cas, vous pouvez faire appel à des consultants ou cabinets d’expertise dont c’est le métier, qui sauront vous aiguiller sur les bonnes pratiques, les aspects méthodologiques et qui vous permettront surtout de vous poser les bonnes questions et de prendre du recul sur votre activité et le mode de fonctionnement de votre entreprise. Dans un projet ERP, au-delà des connaissances et expertises dont vous disposez dans votre entreprise industrielle, choisir d’être écouté et soutenu par un prestataire vous donnera également un regard extérieur salvateur sur vos pratiques, votre organisation, vos outils…
4. Rédiger un cahier des charges
Tous les experts vous le confirmeront, pas de projet ERP sans cahier des charges ! Pour concrétiser et choisir la solution ERP optimale pour votre TPE ou PME industrielle, la rédaction de ce document est plus que vivement recommandée. Le cahier des charges sert de socle au projet ERP puisqu’il formalise l’expression de vos besoins et dresse une cartographie fine de votre entreprise (métiers, produits, clients, équipes, échanges internes et externes, process, infrastructure informatique…). Le cahier des charge rassemble une mine d’information qui servira la consultation et permettra aux prestataires ERP sélectionnés de mieux vous connaître et de répondre au plus près de vos attentes. Attention, le cahier des charges n’est pas une liste de fonctionnalités, vous devez décrire vos besoins, vos objectifs et votre contexte afin de laisser l’intégrateur vous orienter sur la manière dont il y répond.
Pour vous aider dans la rédaction de votre cahier des charges, nous vous conseillons de lire notre article sur les 7 erreurs à éviter lorsque vous rédigez un cahier des charges ERP et nous vous proposons également de télécharger gratuitement nos modèles de cahier des charges ERP.
5. Fixer une enveloppe budgétaire et un calendrier
Comme dans n’importe quel projet sensé, et un projet ERP n’y échappe pas, la question du budget et du calendriersont des points cruciaux à déterminer et fixer en amont de la consultation, quelles que soient vos ressources financières ou la taille de votre organisation. Nous observons couramment que le budget moyen des entreprises consacré aux dépenses informatiques est de l’ordre de 3 à 4 % du budget total. Cependant, l’acquisition d’un nouvel ERP représente un investissement non négligeable qui bien qu’amortit et rentabilisé dans le temps puisqu’il engendre un rapide retour sur Investissement (ROI) doit faire l’objet d’un budget « exceptionnel ». Il est donc important de définir avec la Direction générale et la Direction financière l’enveloppe budgétaire allouée à votre projet ERP. Aujourd’hui, les modèles d’acquisition de logiciels ont évolué, avec notamment l’émergence du SaaS (Software As A Service), à savoir un système « d’acquisition » du logiciel par abonnement et disponible dans le Cloud, qui offre de nouvelles perspectives d’utilisation et d’acquisition plus immédiates sans impacter la trésorerie. Côté planning, tout dépend de vos attentes mais c’est bien vous qui devez fixer le tempo car c’est bien en fonction de votre organisation et du temps que vous allouerez à vos collaborateurs que pourra avancer le projet. Sachez qu’en moyenne, suivant la complexité de votre projet et la taille de votre organisation il faudra compter a minima 3 mois à 6 mois de projet pour une TPE industrielle (de la décision du projet au déploiement, en passant par la rédaction du cahier des charges, la consultation sans oublier la formation des utilisateurs) et entre 6 à 12 mois pour une PMI. A vous de fixer les jalons sur ces différentes phases et notamment la date butoir pour la réponse à votre consultation ou encore celle du déploiement. Nous vous conseillons notamment d’observer le cycle de votre entreprise afin de prévoir l’intégration de votre ERP sur une période où l’activité est plus au ralenti afin de faciliter le déploiement du logiciel et de garantir la disponibilité des équipes pour la partie installation, la phase de test et la formation. Enfin, n’hésitez pas à faire figurer votre enveloppe budgétaire et votre planning dans votre cahier des charges, cela permettra aux prestataires de vous proposer une ou plusieurs propositions en adéquation avec vos attentes.
6. Identifier les prestataires sur le marché et préparer sa consultation
Votre cahier des charges est prêt, le budget et le calendrier déterminés, se pose maintenant la question de savoir qui consulter pour trouver la solution ERP la plus efficiente pour vous ? Le marché de l’ERP est vaste, entre les gros éditeurs mondiaux qui le plus souvent disposent d’un vaste réseau d’intégrateurs, et proposent des solutions généralistes tout-en-un et les éditeurs-intégrateurs nationaux, plus spécialisés dans un type de production ou un ou plusieurs secteurs d’activités, le choix des possibles est étendu… Nous vous conseillons dans un premier temps d’interroger votre réseau proche (collaborateurs, confrères, partenaires…) afin d’établir une première liste de solutions potentielles. Vous pouvez également en parallèle effectuer quelques recherches sur Internet pour découvrir les solutions préconisées par vos connaissances mais également identifier d’autres solutions en mesure de couvrir vos besoins. Attention toutefois à ne pas vous égarer, la pire chose à faire serait de consulter un trop grand nombre de prestataires. Par expérience, nous vous invitons à procéder par étape :
- Retenir dans un premier temps au maximum 5 prestataires/solutions qui vous paraissent convenir à vos attentes, les rencontrer pour qu’ils vous présentent leur solution, leur fonctionnement, leur méthodologie…
- Sélectionner ensuite seulement 2 ou 3 d’entre eux afin de leur soumettre votre cahier des charges, avant d’étudier et d’analyser leur réponse avec votre équipe projet.
A ce niveau d’échanges, vous êtes en droit d’attendre une démonstration avancée des progiciels en lice avec un jeu d’essai pertinent !
7. Accompagner le prestataire dans le déploiement et la formation des utilisateurs
Vous avez reçu différents éditeurs et/ou intégrateurs et votre choix de partenaire est maintenant acté, le calendrier est précisément défini en fonction de votre activité et de la méthodologie proposée par votre prestataire. Pour s’assurer de la réussite de votre projet, vous devez à présent communiquer à vos collaborateurs toutes les informations nécessaires pour réussir le déploiement de votre solution et accompagner vos collaborateurs vers le changement. Comme évoqué en amont, il est indispensable que vous puissiez allouer du temps à vos équipes afin qu’elles s’approprient le nouvel ERP et qu’elles puissent exprimer leurs attentes, à savoir paramétrer la solution en fonction de leur profil, leur utilisation et qu’elles soient disponibles pour être formées à celui-ci. A ce stade, il est important de s’appuyer sur des personnes clés de votre organisation, le plus souvent celles qui faisaient partie de l’équipe projet ERP ou qui disposent d’un poste charnière dans l’utilisation. Communément appelés « keys-users », ces utilisateurs clés seront identifiées comme les personnes référentes en cas de question sur l’utilisation de la solution.
Vous disposez maintenant de précieux conseils qui, s’ils sont suivis à la lettre, vous permettront de mener à bien votre projet ERP. Bien entendu, tous les projets font face à des aléas mais en suivant scrupuleusement cette méthodologie vous éviterez bien des déconvenues. Sachez toutefois qu’un projet ERP ne s’arrête pas à la porte du déploiement ou à la formation des utilisateurs. Il est important que vous gardiez en mémoire que votre projet doit vivre dans le temps et que votre solution ERP devra évoluer et s’adapter en même temps que vos besoins ou votre activité industrielle… C’est pourquoi vous devez disposer d’une vision stratégique à moyen-long terme de votre entreprise. Rachat de sociétés, création de nouveaux produits, développements de nouvelles lignes de production, développement à l’international… vous devez donc anticiper les facteurs pouvant impacter votre activité afin de choisir un logiciel suffisamment ouvert, paramétrable et évolutif qui saura piloter et structurer votre entreprise dans le temps.
