Quand faut-il changer d'ERP ?

Introduction

Changer l’ERP ne figure peut-être pas en tête de liste des priorités d’un dirigeant, pas convaincu de l’urgence du projet. Après tout, le logiciel est bien connu des équipes et soutient toujours les processus cœur de métier. Et puis, déployer un nouveau PGI prend du temps et sollicite des ressources, humaines et financières. Le chantier est-il justifié ? L’outil a-t-il vraiment atteint ses limites ? Dans le doute, certaines entreprises se laissent volontiers tenter par le statu quo.

Ce conservatisme prudent est légitime, mais il peut être un choix à courte vue. Pourquoi ? Parce que l’entreprise évolue, de même que son écosystème. Elle grandit et développe de nouveaux marchés. Les clients deviennent plus exigeants et adoptent des comportements différents. De nouveaux usages numériques s’imposent. Les normes et les règlementations se multiplient…

Face à un paysage aussi évolutif, l’entreprise doit faire preuve d’adaptabilité. Elle doit pouvoir s’appuyer sur un système d’information qui ne soit pas devenu un carcan. Elle court le risque sinon de se voir dépassée par des concurrents mieux armés et plus agiles. Au bout du compte, la décision initiale de ne pas investir dans un nouvel ERP pourrait alors n’avoir été que différée.

Les avantages d'un ERP

Comment savoir s'il est temps d'investir ?

Mettre en place un logiciel ERP permet d’agir sur la performance globale et la compétitivité de l’entreprise. Il est source de bénéfices à plusieurs titres. En voici cinq.

1
Des technologies obsolètes

Comme toutes solutions logicielles, l'ERP risque, au fil des années, de se montrer moins performant, sujet à bugs, voire à risques (sécurité, non-conformité). Selon une étude Aberdeen, publiée en 2017 (Source : “The Cost of Doing Nothing: Why You Can’t Afford to Sit on an ERP Software Decision,” Nick Castellina, Aberdeen Group, March 2017), 43% des entreprises interrogées invoquaient des technologies devenues obsolètes parmi les raisons les ayant conduites à changer d'ERP.

Outre les défauts de performance ou de sécurité, la difficulté peut venir d'un système incapable d'évoluer : qui ne permet pas, par exemple, d'ouvrir vers des solutions tierces, via un portail web ou une intégration EDI, pour échanger des données avec les partenaires et fournisseurs. Ou qui n'offre pas une bonne interopérabilité avec des applications critiques comme une GMAO ou un MES (Manufacturing Execution System). Ou encore, qui se révèle incompatible avec un accès à distance et sur terminaux mobiles, une utilisation aujourd'hui incontournable dans certains secteurs, notamment industriels.

2
Un manque de fonctionnalités

Des lacunes fonctionnelles peuvent également apparaître. Dans l'étude Aberdeen citée plus haut, 41 % des entreprises mentionnaient la faible couverture fonctionnelle comme motif pour changer de système. Car se priver de certaines applications peut être une perte d'opportunités dommageable : comme ne pas pouvoir faire fructifier son capital client, faute d'un CRM ; ne pas disposer d'un suivi fiable de ses immobilisations et de ses inventaires, faute d'une gestion ad hoc des actifs ; ne pas pouvoir piloter son activité en temps réel, faute d'outils de business intelligence plus performants que le bon vieil Excel.

3
Des coûts de maintenance qui s'envolent

Cette obsolescence technique et fonctionnelle de l'ERP peut devenir coûteuse en termes de maintenance, avec des équipes IT très sollicitées face aux dysfonctionnements. Pour pallier les manques, il faut parfois se résoudre à développer des add-ons ou attendre une release majeure. Or, avec le temps, les mises à niveau peuvent se faire de plus en plus rares si l'éditeur décide de faire migrer sa base installée vers des technologies plus récentes, en architecture cloud, par exemple. A terme, le client court alors le risque d'une pénurie de compétences pour entretenir son système d'information.

4
Une expérience utilisateur frustrante

Un logiciel difficile à utiliser, une navigation peu fluide, des temps de réponse irritants, de la saisie manuelle résiduelle... Avec l'âge, l'ERP peut devenir une source de stress et de frustration pour les collaborateurs, freinés dans leur travail, mais aussi d'agacement pour les clients qui se voient imposer une interface datée lorsqu'ils interagissent avec l'entreprise. Or, les utilisateurs, a fortiori les jeunes générations, aspirent à une informatique facile d'usage, à l'image de celle pratiquée dans la vie de tous les jours. Réussir à garder des collaborateurs obligés de composer avec une informatique vieillissante peut devenir un challenge.

5
Un outil non conçu pour le Cloud

Compte tenu de leur âge moyen, beaucoup d'ERP sont antérieurs aux architectures Cloud. Or, le phénomène monte en puissance ces dernières années. il a d'ailleurs connu un formidable coup d'accélérateur avec la crise sanitaire liée au Covid-19. Les entreprises ayant un système d'information dans le nuage ont en effet montré, à l'occasion du premier confinement, leur capacité à se reconfigurer rapidement pour assurer la continuité d'activité et donner à leurs utilisateurs l'accès à leurs données. Changer d'ERP peut être l'occasion pour une organisation de basculer, elle aussi, vers une solution hébergée, plus souple, plus sûre et dotée des technologies les plus récentes.

Conclusion

Changer d'ERP ou moderniser ?

Avec un ERP vieux de quelques années, il est vraisemblable que la question de son remplacement doit être posée. Si le système en vient à freiner l’entreprise dans son projet de développement, à impacter son efficacité opérationnelle et à alourdir ses charges, c’est sans doute le signe qu’il est temps de changer.

Mais dans certains cas, une mise à jour vers la version la plus récente de l’éditeur peut suffire :

Si les nouvelles fonctions proposées satisfont les besoins métiers à moyen terme et sont compatibles avec l’architecture technique en place
Si le logiciel reste adapté aux besoins du secteur de l’entreprise
Si l’éditeur est capable de s’engager sur une roadmap de développements
Si le coût d’une mise à jour est significativement inférieur à celui d’un nouveau système
Si le relationnel avec l’éditeur et la qualité du support donnent satisfaction
Si les utilisateurs sont globalement satisfaits de l’ergonomie de leur outil de travail

Tôt ou tard, l’entreprise va se trouver à la croisée des chemins, à devoir décider entre le statu quo, la mise à jour majeure ou le remplacement. Un audit du système d’information, intégrant les remontées d’informations des collaborateurs, sera nécessaire pour définir des critères de décision, prioriser les besoins et disposer d’éléments factuels afin de trancher.

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Quand faut-il changer d'ERP ?

Comment savoir s'il est temps d'investir ?

1 Des technologies obsolètes

2 Un manque de fonctionnalités

3 Des coûts de maintenance qui s'envolent

4 Une expérience utilisateur frustrante