Comment bien choisir son logiciel ERP ?

Introduction

Loin de l’image rigide qu’on leur prête, les progiciels de gestion intégrés (PGI) ont largement su se réinventer et innover ces dernières années. Mais le marché s’est aussi agrandi, partagé entre éditeurs historiques et nouveaux entrants, généralistes, spécialistes ou acteurs de niches.

Cet embarras du choix rend la sélection de l’ERP idéal – celui qui conviendra à l’entreprise et à ses objectifs organisationnels – encore plus difficile.

Or, l’exercice est à fort enjeu. D’abord, parce que le déploiement de cette pièce maîtresse du système d’information touche le cœur d’activité de l’entreprise, ses lignes métiers et ses façons de travailler. Ensuite, parce qu’en restant en place plus de 10 ans, en moyenne, le PGI constitue un investissement de long terme. Il s’agit de ne pas se tromper.

Pour commencer

Préparer le terrain

Compte tenu des implications, il est fortement conseillé, en amont de la démarche de sélection proprement dite, de mener un audit de l’existant et de recenser les besoins. Au risque sinon de rater la cible. Ce travail de cartographie préalable aide à définir les objectifs et le périmètre du futur ERP et sert de boussole à l’équipe porteuse du projet.

Pour commencer, les outils et processus en place doivent être passés au crible, afin d’en identifier les forces et faiblesses. Sans oublier d’intégrer à cet audit les connexions à l’écosystème d’applications tierces (CAO, CRM …). Cela permet notamment de relever les processus qui méritent d’être automatisés. Il importe également, à ce stade, de faire le point sur l’accessibilité aux données et sur la façon dont l’information circule en interne.

Au delà de l’équipe projet, les opérationnels – et futurs utilisateurs -doivent être impliqués dans cet exercice pour aider à faire remonter les problèmes de terrain et prioriser les objectifs. Pourquoi avons-nous besoin de changer ou d’acquérir un ERP ? Quels sont les problèmes essentiels à résoudre pour améliorer les performances de l’entreprise ? Que voulons-nous pouvoir faire ? Quels gains en attendons-nous et comment allons-nous les mesurer (KPI) ? De cette réflexion collective doivent sortir les caractéristiques essentielles que la future solution devra présenter pour atteindre les objectifs.

Ensuite

Analyser l'offre disponible

Voici quelques pistes de réflexion pour aider à identifier le bon ERP. En somme, il s’agit de trouver des réponses à trois questions essentielles :

Le produit saura-t-il répondre à mon besoin présent et futur ?
Quelle est la solidité et la fiabilité de la solution ?
Sur quel accompagnement dans la durée pourrai-je compter ?

1. L'adéquation fonctionnelle

Tous les ERP ne sont pas adaptés à toutes les organisations et les plus en vue ne sont pas nécessairement ceux qui répondront le mieux aux besoins. La solution idoine dépendra également de la taille de l’entreprise, de son secteur d’activité, de son budget.

Parmi les points à prendre en compte dans la réflexion :

Faut-il choisir un ERP horizontal ou vertical ?

Selon le projet, l’entreprise peut se diriger vers un ERP généraliste, adressant surtout les fonctions transverses (Finance, RH, Achats …), ou vers un logiciel dont la profondeur fonctionnelle répondra à des enjeux métiers précis (tôlerie, mécanique, électronique, aéronautique, gestion à l’affaire, plasturgie, médical…) avec des modules spécifiques (GPAO, GMAO, gestion d’entrepôt …). Dans le second scénario, le champ de recherche peut alors être resserré autour d’éditeurs ayant une expertise métier confirmée par leurs références clients.

Quelles fonctionnalités sont réellement indispensables ?

Dans l’évaluation des offres, il convient de faire la différence entre ce qui est absolument nécessaire, souhaitable et accessoire (intéressant, mais pas immédiatement utile). Un distinguo que permettent la plupart des ERP, commercialisés sous forme de suite logicielle. Cela permet de ne sélectionner dans le périmètre initial du projet que les modules alignés avec les objectifs fixés lors de la phase préparatoire. Quitte à faire grandir la solution ultérieurement, par ajout de nouvelles fonctions. Par ailleurs, il est important de raisonner besoins et usages avant de penser technologie. Il serait, par exemple, coûteux et contreproductif de jeter son dévolu sur un ERP sophistiqué qui se révèlerait surdimensionné et non utilisé à son plein potentiel.

La solution ERP est-elle personnalisable et adaptable ?

Améliorer la couverture fonctionnelle peut passer par une personnalisation de l’ERP. Mais attention, il y a ce qui est possible et ce qui est souhaitable, sachant qu’une personnalisation trop poussée engendre des coûts de développement, de paramétrage, de mises à jour. L’outil peut aussi faire l’objet d’adaptations, par l’ajout de fonctionnalités ou de solutions logicielles complémentaires, avec l’aide de l’éditeur ou d’un intégrateur.

Le progiciel est-il simple à utiliser ?

L’expérience utilisateur (UX) et la facilité de prise en main sont déterminants dans le choix d’outil et constituent des facteurs clés d’adoption par les opérationnels.

L'ERP est-il capable d'accompagner l'entreprise sur le long terme ?

Au delà de la couverture fonctionnelle nécessaire immédiatement, qu’en sera-t-il demain ? L’entreprise envisage-t-elle de faire pivoter son modèle économique, de monter en gamme, de développer de nouveaux relais de croissance, par exemple en se tournant vers l’e-commerce, d’ouvrir un nouveau site de production ? L’ERP doit démontrer qu’il sera capable de suivre l’entreprise dans sa stratégie de développement.

2. La pertinence technique

Au delà de la réponse fonctionnelle, d’autres critères, d’ordre technique, doivent entrer en considération, comme :

L'infrastructure requise
La capacité du logiciel à s'intégrer à l'existant (outils et processus)
L'interfaçage avec d'autres systèmes (internes et externes)
Le niveau de performance proposé : robustesse, gestion de fortes volumétries de données, capacité de traitement en mémoire...
Le support de technologies de pointe, comme les solutions mobiles, le Cloud, l'Internet des Objets (IoT)
L'intégration de standards internationaux
L'estimation du coût total de possession : acquisition de licence (ou abonnement), implémentation, personnalisation, formation, support, maintenance, ressources IT, achats de modules supplémentaires ...
Les engagements en matière de sécurité et de confidentialité des données

3.Le profil de l'éditeur

On l’aura compris, choisir le bon ERP est un exercice loin d’être anodin. Mais il est tout aussi important de mesurer la solidité et la pérennité de son éditeur. Ainsi, parmi les points à vérifier :

Dernière étape pour choisir votre ERP

Identifier les fournisseurs

Munie de sa grille d’analyse pondérée, l’équipe porteuse du projet ERP peut entrer dans le vif du sujet :

Collecte minutieuse d'informations : veille internet, revues et salons professionnels, visites de fournisseurs...
Sélection d'un panel de fournisseurs dans une liste préliminaire
Procédure de soumissionnement sur la base d'un cahier des charges
Evaluation des propositions
Etablissement d'une "short list" (idéalement pas plus de deux à trois)
Entretiens avec les éditeurs concernés : le temps consacré doit être proportionné au caractère stratégique que constitue l'acquisition d'un ERP. Il est pertinent, à ce stade, d'organiser des démonstrations et des ateliers afin de tester les logiciels, en invitant les opérationnels concernés à y participer.

Enfin, une fois l’outil choisi, reste à choisir le bon intégrateur, si ce n’est pas l’éditeur lui-même.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Sur quel critères majeurs s'appuyer pour choisir son ERP ?

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