Mettre en place un ERP représente un changement majeur pour votre entreprise et demande de faire preuve de discipline et de respecter différentes phases si vous souhaitez un résultat optimal. Dans cet article, nous allons nous concentrer sur la phase de déploiement de l’ERP.
Vous venez de choisir une solution ERP pour votre entreprise et le prestataire qui vous suivra sur ce projet. Vous êtes donc passé par différentes étapes incluant l’audit de votre entreprise et la définition de vos besoins, le choix de l’équipe de projet ERP, la rédaction du cahier des charges, la recherche et la comparaison de différents logiciels sur le marché et finalement la présentation de différentes solutions sélectionnées pour aboutir au prestataire que vous avez choisi.
Il est maintenant temps d’amorcer la suite du projet, à savoir la phase d’intégration ou de déploiement qui n’est pas à prendre à la légère. L’intégrateur ne pourra pas conduire seul ce changement majeur. Attendez-vous donc à prévoir l’implication et la mobilisation de vos collaborateurs afin qu’ils puissent participer efficacement à cette phase importante de votre projet ERP.
Pour assurer la réussite de votre projet et au vue de la complexité d’un ERP, voici les 7 étapes clés à considérer lors de la phase de déploiement de votre solution ERP.
1. Avant de démarrer : bâtir une équipe de projet solide pour suivre la stratégie de l’entreprise
Décider de déployer un ERP est souvent lié à des changements stratégiques au sein de l’entreprise et c’est pourquoi, une équipe solide est primordiale lors de cette étape. Elle aura pour but de garder en ligne de mire la stratégie et ses objectifs premiers, afin d’éviter de s’en éloigner en portant parfois trop d’importance à des objectifs secondaires.
Comme nous l’avons mentionné plus haut, le déploiement de l’ERP n’est pas uniquement du ressort de l’intégrateur. L’entreprise cliente doit mettre à disposition une équipe de projet dédiée tout en gardant la direction générale impliquée.
Bien que toutes les entreprises industrielles ne puissent prévoir d’interlocuteurs à plein temps pour le suivi du déploiement, il est important de nommer un responsable de projet même pour une TPE ou une Startup. Celui-ci aura pour principale mission de suivre le respect du planning préalablement défini avec l’intégrateur.
2. Choix du mode de démarrage : approche Big bang ou démarrage en douceur ?
Il existe différents modes de déploiement de l’ERP et celui-ci est en général régit par la stratégie de l’entreprise. L’option favorisée aura de toute manière un impact sur l’organisation de l’entreprise.
L’approche Big Bang
En général, la décision de mettre en route l’ERP instantanément, avec l’approche Big bang, est dû à l’arrêt de l’ancienne solution ou à une contrainte organisationnelle. Celle-ci consiste à mettre en service l’ERP à une date définie de « go live » et ainsi avoir accès immédiatement à la totalité de l’outil.
Ce type d’approche nécessite un énorme travail en amont, de préparation et d’organisation, pour éviter notamment un dysfonctionnement entre les flux au moment de l’intégration. Toutefois, cette méthode de déploiement permet de gérer directement les impacts des différents flux entre eux, puisque tous sont démarrés simultanément.
Pour l’équipe projet, faire le choix de mettre en route l’ERP en « une seule fois » peut provoquer une certaine impatience quant à l’arrivée de l’ERP. Il est évident que la livraison de l’ensemble du périmètre fonctionnel de l’ERP va prendre du temps et ainsi provoquer une conduite du changement plus complexe.
Le démarrage en douceur
Certaines entreprises industrielles, suivant leur secteur d’activité, préfèreront mettre en place leur ERP de manière graduelle (par modules, par fonctionnalités, par processus) et leurs équipes auront ainsi accès à l’ERP progressivement. Par exemple, vous pouvez commencer par intégrer un ou deux flux comme les ventes et la production, puis décider d’activer dans un second temps les achats et les approvisionnements, puis la gestion des stocks, et ainsi de suite.
Cette approche optimise la gestion de trop nombreuses informations tout en évitant la surcharge des équipes, que ce soit chez l’intégrateur ou chez le client. En travaillant par flux, les collaborateurs s’approprient l’outil dans le temps et une fois qu’une tâche est maîtrisée, ils peuvent passer à la suivante. Cela va donc favoriser la bonne conduite du changement auprès de vos équipes.
Néanmoins, dans une telle approche, le risque de possibles interférences entre flux qui n’auraient pas été anticipées peut provoquer des ajustements de l’outil, ainsi que des validations supplémentaires non prévus.
3. Migration des données : étape cruciale lors du déploiement de l’ERP
Une fois votre infrastructure informatique à jour, la migration des données va consister à transférer vos données existantes vers la base unique de l’ERP. Ce travail est très souvent laborieux et doit être mené avec rigueur.
La préparation des données est extrêmement importante avant d’opérer la migration. Il est nécessaire de déterminer quelles données sont à reprendre, lesquelles sont à abandonner (données obsolètes ou erronées, non significatives pour l’activité, etc.), pour ensuite pouvoir les analyser et les classer suivant 3 catégories :
- Les données de structure : plan comptable, axes analytiques….
- Les données de référentiels : clients, fournisseurs, prospects, nomenclature des produits…
- Les données de gestion : factures, bons de commandes, stocks…
En prenant le temps de classer correctement vos données, vous allez pouvoir avancer méthodiquement car la migration des données débutera avec les données de structure, puis les référentielles et finalement les données de gestion. Il faut savoir que ce sont les données de structure qui vont permettre d’obtenir une exploitation optimale des informations.
Conseil : il est primordial de faire une sauvegarde de l’intégralité de vos données de l’ancien système d’information avant le basculement.
4. Paramétrages et spécifiques : quand l’ERP s’adapte à vos besoins !
Une fois l’implémentation de l’outil terminée, des paramétrages vont être réalisés pour personnaliser les différents modules du logiciel et vous offrir une solution prête à l’emploi. Ces paramétrages doivent correspondre aux besoins préalablement définis de votre entreprise et être effectués par des personnes compétentes comprenant la logique du logiciel. Cette phase comprend notamment :
- L’activation des licences et des options
- La création des comptes utilisateurs et la configuration de leurs droits d’accès
- La personnalisation des modèles de documents (devis, factures, etc.)
- La mise en place des spécificités définies (individualisations)
- La connexion du logiciel vers d’autres solutions applicatives utilisées au sein de l’entreprise (interfaces)
Pour répondre à tous les points de votre cahier des charges, il est probable que l’intégrateur soit amené à réaliser des développements spécifiques si la solution standard ne le permet pas.
5. Phase de tests : l’ultime validation avant le démarrage
Suite aux paramétrages du logiciel ERP, il est impératif de tester la solution pour éviter de mauvaises surprises et conditionner son fonctionnement au sein de l’entreprise. L’équipe projet client et les utilisateurs vont devoir travailler sur la comparaison des fichiers de bases et des données transactionnelles pour vérifier l’exactitude des données et s’assurer que le nouveau logiciel répond aux usages et objectifs prévus. Pour cela, chaque secteur opérationnel teste la solution en versant des données au travers des processus impactés par le logiciel ERP.
L’équipe dédiée au projet ERP se chargera de récolter les avis et de faire remonter les éventuels corrections et/ou modifications du logiciel basées sur les retours d’expérience. Dans cette phase, il sera encore possible d’ajouter ou de personnaliser des modules si la solution globale ne convient pas parfaitement aux utilisateurs.
La phase de recette, une aide lors de la validation
La phase de recette vérifie que la solution ERP répond au cahier des charges et ceci en confrontant les besoins déjà établis à la réalité. Elle permet de s’assurer que l’ensemble des applications installées fonctionnent correctement (au travers de scénarios correspondant aux processus métier), de lister des éventuels bugs, de démarrer une phase de debug et d’effectuer les derniers tests de contrôle.
Son objectif final est simple : valider la solution avant sa mise en production pour éviter de remonter des anomalies après le go live.
6. Formation des collaborateurs : faire accepter l’outil pour vous apporter de la valeur !
Après les tests, assurez-vous que l’ERP est accepté et compris par ses utilisateurs qui doivent tirer profit de son utilisation (simplicité, gain de temps, meilleure organisation du travail…). C’est pourquoi, la formation est une étape essentielle et non négligeable pour tirer profit de tout le potentiel de votre ERP. Votre prestataire sera partie prenante dans cette démarche et effectuera la formation en partie sur site et éventuellement à distance.
Voici quelques informations importantes à prendre en compte :
- Veillez à organiser des sessions de formation d’une durée raisonnable (au maximum 3 heures) entrecoupées de pauses et de moments d’échanges (questions/réponses).
- Dans un premier temps, ce sont les fondamentaux qui devront être abordés auprès de l’ensemble des utilisateurs et dans un second temps, des formations spécifiques à chacun des services seront à planifier.
- La formation assurée par le prestataire sera ensuite déléguée aux utilisateurs aguerris communément appelés les « super-utilisateurs ».
- N’hésitez pas à demander à votre prestataire une documentation détaillée qui permettra de limiter ses heures d’intervention et/ou préparer les séances de formation à venir.
Cette étape pourra s’avérer plus ou moins longue en fonction de la complexité de l’ERP. N’oubliez pas que vos collaborateurs devront suivre la formation, tout en continuant d’accomplir leurs tâches quotidiennes. Assurez-vous donc de programmer un laps de temps suffisant avec votre intégrateur pour garantir l’efficacité de ces moments de transmission.
7. L’après-projet ERP : faire évoluer votre ERP avec votre entreprise
La dernière étape à laquelle vous serez confronté n’est autre que le maintien de votre solution dans le temps afin que celle-ci suive l’évolution de votre entreprise. Vous allez devoir, pendant toute la durée de son utilisation, faire en sorte que l’ERP réponde toujours à vos attentes.
L’ERP est un outil de gestion qui évolue avec le temps. Votre éditeur et/ou intégrateur vous proposera régulièrement de nouvelles versions de son logiciel, ainsi que des mises à jours correctives et évolutives. Il est donc important de mettre à jour votre logiciel pour conserver un système ERP performant et avoir accès à ses nouvelles fonctionnalités.
Prenez également en compte que vos équipes vont changer, évoluer, que certains collaborateurs quitteront l’entreprise, quand de nouveaux la rejoindront, vous devrez également prendre en compte la mobilité interne… Et tous ces mouvements vont occasionner des changements en termes de postes et d’effectifs (évolution du nombre de users, formations à programmer/renouveler…).
Dernier élément d’évolution : votre entreprise ! Avec une durée de vie moyenne de 10 ans, votre logiciel ERP devra suivre votre croissance et vos besoins en terme de fonctionnalités au cours de votre utilisation. Prenez donc en compte qu’un certain nombre d’ajout de fonctionnalités, ainsi que des mises à jour du logiciel seront à prévoir après l’implantation de votre ERP et que tout ceci a un coût.
Prêt(e) pour le déploiement ?
Pour conclure, sachez qu’il n’existe pas de recette miracle pour réussir son déploiement ERP. Vous avez découvert au travers de cet article un certain nombre d’étapes toutes aussi importantes les unes que les autres et nous espérons que ces éléments vous aideront à mieux appréhender cette phase en évitant quelques écueils…
Sachez que cette démarche sera complexe, durera plusieurs mois et sollicitera un grand nombre de personnes de votre entreprise. C’est pourquoi, nous vous recommandons de vous armer de patience et de rester structuré tout au long des étapes. Et n’oubliez pas que la réussite concrète d’un tel projet repose avant tout sur son acceptation dans l’entreprise, tant par les décideurs que par les utilisateurs !
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