Dans les PMI, un ERP s’installe pour une dizaine d’années en moyenne. Il constitue donc un investissement stratégique dans les petites structures au budget limité. C’est pourquoi opter pour un ERP gratuit fait partie des options qu’elles tendent à étudier de près. En parallèle, le marché ERP destiné aux petites industries propose aussi une offre de solutions métier payantes, mais à des tarifs adaptés aux TPE et PME. Gratuit ou payant, dans quelle version l’ERP industriel s’avère-t-il le plus pertinent ?
Dans une PMI, un ERP apporte de nombreux bénéfices, tant financiers en termes d’économies, qu’opérationnels en termes d’optimisation. Solution tout-en-un qui regroupe les règles de gestion de l’activité, l’ERP couvre les opérations de production et ce, de façon experte quand il est conçu pour l’industrie. Notamment, il remplace les outils « faits maison » type tableurs qui opèrent souvent en silos, il maille de flux numérique les opérations, automatise les processus et procède à des calculs d’optimisation difficiles, voire impossibles à faire manuellement.
L’ERP constitue donc en soi un investissement rentable, qui génère une réelle valeur. Toutefois, les petites entreprises restent sensibles à la question de l’accès à la solution en termes budgétaires. C’est là que l’alternative gratuite de l’ERP les intéresse.
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Qu’appelle-t-on un ERP gratuit ?
L’ERP gratuit est un ERP Open Source. Dans ce modèle, l’accès au code source est libre et tout développeur peut contribuer à développer et améliorer la solution. Un ERP Open Source est ainsi le fruit d’un développement collaboratif et permet à chaque contributeur de développer des fonctionnalités sur mesure, selon ses besoins. Ainsi, à partir du socle existant, il est possible de créer un ERP adapté à une PMI avec toutes les capacités attendues pour gérer ses opérations.
L’ERP gratuit offre donc une réelle alternative à l’ERP payant. Ce dernier, pour sa part, est la propriété d’un éditeur qui en détient exclusivement le code et développe avec ses propres équipes les optimisations et nouvelles fonctionnalités. Dans ce modèle, l’entreprise utilisatrice porte un coût d’acquisition pour installer la solution sur site, ou d’abonnement si la solution est proposée en mode service (SaaS) dans le Cloud.
S’équiper et déployer un ERP gratuit ou payant
Si accéder à un ERP gratuit n’implique pas de budget, l’adapter à une entreprise et le déployer représente quand même des coûts. En effet, dans sa version existante, le logiciel ne comprend pas forcément toutes les fonctionnalités requises, ce qui demande du développement à partir de son code libre. L’entreprise doit donc trouver (et payer) la compétence de développeur à même de travailler sur ce code Open Source. L’utilisation du code peut en plus se faire sous conditions, dont une rémunération de droits d’auteur ou de coûts d’utilisation. Enfin, le déploiement et le paramétrage d’un logiciel Open Source sont d’autres opérations qui peuvent coûter cher. L’entreprise doit donc bien évaluer l’ensemble avant d’opter pour un ERP gratuit.
Dans le modèle de l’ERP payant, le coût d’accès – acquisition ou abonnement – est connu d’avance. L’entreprise bénéficie aussi de l’expertise d’un éditeur et d’un intégrateur qui connaissent bien son secteur et les contraintes de son métier, question centrale dans le déploiement d’une solution qui gère et automatise au plus près les processus opérationnels. L’ERP métier se déploie bien plus naturellement dans une PMI, sans besoin de surdévelopper et adapter. Il offre la garantie d’une maîtrise de l’installation, de l’adéquation aux usages et permet d’économiser temps et argent aux étapes initiales.
ERP gratuit ou payant : quelles garanties d’évolution et de pérennité ?
L’ERP accompagne une activité de production sur plusieurs années, il doit donc être prêt à évoluer avec elle. Ouverture de nouveaux sites, changement ou diversification de production, internationalisation… Dans de nombreux scénarios, la solution va devoir apporter de nouvelles fonctionnalités, prendre en charge de nouveaux processus et offrir des capacités d’automatisation supplémentaire. Ainsi, l’évolutivité de l’ERP est essentielle pour sa pérennité dans l’entreprise.
Avec un ERP gratuit, l’évolution de la solution reste principalement aux mains de l’entreprise, puisque dans cette configuration, elle n’est pas accompagnée par une équipe d’experts. Sachant qu’un ERP Open Source n’est pas spécialisé pour les activités de production, l’entreprise doit donc prévoir de nombreux développements et paramétrages spécifiques. Elle peut confier ce travail à un intégrateur indépendant qui en maîtrise la technologie, mais qui ne sera pas d’office expert des contraintes des PMI. Et si ces développements spécifiques sont internalisés et gérés par les équipes informatiques de l’entreprise, c’est en général sans lien direct avec l’équipe de développement du logiciel.
C’est pourquoi disposer d’un ERP payant, développé par un éditeur expert du secteur et spécialisé pour les métiers de la production industrielle reste le choix le plus judicieux pour une PMI. Ce type de logiciel est capable nativement de gérer des processus industriels complexes, très spécifiques et d’en automatiser un maximum. De plus, il est adapté en continu aux nouveaux besoins identifiés par l’éditeur sur le marché, ce qui assure son évolution en adéquation avec les dernières technologies et les scénarios d’usage majeurs du secteur.
Support et possession : avantage à l’ERP payant
De même qu’un ERP gratuit est complexe et onéreux à déployer et à faire évoluer, ses montées en version et sa maintenance, au cœur de l’usage quotidien de la solution, vont manquer d’agilité et de fiabilité. En effet, ce type de solution évolue au gré des contributions de divers développeurs, ce qui peut fragiliser sa stabilité.
En revanche, un ERP payant, suivi par un éditeur expert et maintenu par un intégrateur spécialisé va offrir bien plus de souplesse et de qualité de fonctionnement. Son éditeur se charge de l’optimiser en continu, d’en développer les nouvelles versions prêtes à l’emploi et optimisées en fonction de besoins concrets des entreprises du secteur. Support, maintenance : sur ces enjeux également, l’entreprise est secondée par son intégrateur sur le long terme, ou via un transfert de connaissances à un responsable projet en interne.
Ainsi, les ERP payants et gratuits proposent des approches très différentes de l’outil. Quels que soient ses besoins, l’entreprise qui veut s’équiper d’un ERP doit évaluer l’offre, gratuite ou payante, au-delà de la seule question de l’acquisition. Travailler au quotidien sur un ERP, le faire monter en force, profiter des dernières technologies qu’il peut intégrer sont des facteurs de décision tout aussi importants à prendre en considération pour assurer une maîtrise du coût de possession et pérenniser le logiciel sur le long terme.
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