L’acquisition d’un premier ERP ou son remplacement est une décision sérieuse et engageante pour une entreprise industrielle. En effet, l’ERP constitue le pilier du système d’information qui centralise toutes les données et permet des analyses fines de l’activité, nécessaires au pilotage et à l’élaboration d’une vision stratégique pour l’équipe dirigeante. Cependant, le déploiement d’une solution ERP implique un investissement humain et financier qu’il convient de mettre en regard des services apportés. Quels sont les postes à prendre en compte dans votre budget ERP ? Quelles sont les éventuelles dépenses annexes à prévoir entre le matériel informatique, l’installation, les développements spécifiques, puis la maintenance/support… ? Avant de répondre à ces questions, il convient dans un premier temps de vous expliquer les deux modèles d’obtention d’un progiciel ERP.
Solution ERP : deux modes d’acquisition possibles
Il existe deux manières d’acquérir un logiciel ERP : l’achat de licences ou la souscription à un abonnement.
La première option induit un investissement de départ important : l’achat du logiciel et du matériel adéquat pour l’exploiter. Dans ce cas de figure, l’entreprise est propriétaire de l’ERP qui sera installé sur ses propres serveurs. Ce mode d’acquisition dit « On Premise » comprend donc l’achat des licences et nécessite de disposer ou de mettre en place sur site une infrastructure technique adaptée pour accéder à votre ERP. L’utilisation du produit est possible en étant connecté au réseau de l’entreprise sans être contraint d’utiliser une connexion Internet. Le budget global comprendra également les services dédiés comme les mises à jour du logiciel et la maintenance annuelle.
Admettons que votre activité est sensible, vos processus de fabrication protégés, et en aucun cas, vous ne souhaitez donner accès à Internet aux postes de travail de l’atelier de production. Il est dans ce cas préférable de choisir une solution traditionnelle, installée en local et seulement accessible à l’intérieur des murs de votre société.
La deuxième option consiste à souscrire à un abonnement, le plus souvent mensuel, qui vous permet d’utiliser l’ERP (sous forme de location) et qui inclut l’hébergement de l’ERP sur des serveurs externes (Cloud), les frais de mise à jour et la maintenance. Vous bénéficierez dans ce cas d’une solution ERP en mode SaaS accessible à tout moment et depuis n’importe quel appareil (PC, mobile, tablette…) via une connexion Internet. Cette alternative offre davantage de flexibilité, dans l’utilisation de votre ERP, et du point de vue financier, puisqu’aucun investissement conséquent de départ n’est à prévoir/provisionner.
Si vous disposez d’une équipe qui se déplace sur des chantiers et/ou de commerciaux itinérants qui ont besoin de saisir des rapports d’intervention ou des propositions commerciales sur le terrain, disposer d’une solution mobile en Cloud semble alors un choix qui s’impose.
Le choix du mode d’hébergement (sur site ou dans le Cloud) doit correspondre aux enjeux de votre entreprise, aux contraintes de vos collaborateurs et aux besoins de votre activité. Cette décision est déterminante pour calculer l’enveloppe budgétaire et le financement adéquat de votre projet ERP.
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Licences utilisateurs & reprise de données
Pour calculer votre budget ERP, vous devez également tenir compte de la taille de votre entreprise (TPE, PME, ETI) car celle-ci déterminera le nombre de licences utilisateurs à acquérir. Sachez que la majorité des éditeurs proposent deux types de licences :
- les licences pleines qui octroient un accès complet à l’ERP
- les licences atelier dites « lights » qui fournisse une utilisation réduite, le plus souvent limitée à des opérations simples dans les ateliers.
La taille de votre structure et son ancienneté interviennent également si votre projet ERP comprend une reprise de vos données. La migration des données existantes vers un nouvel environnement est une tâche cruciale dont l’ampleur dépendra majoritairement du volume à traiter. Il faudra tenir compte de tous les facteurs qui interagissent dans votre activité industrielle : étudier les données propres à chaque métier de la production, celles de vos clients, de vos fournisseurs…
Une solution parfaitement adaptée à mes besoins ou complètement standard
Si vous décidez d’acquérir un ERP qui possède une couverture fonctionnelle standard plus ou moins adaptée à vos process, il vous est possible de démarrer l’exploitation du logiciel sans personnalisation. Effectivement, choisir d’utiliser uniquement le standard pendant une certaine période est une possibilité. En admettant cela, vous acceptez de ne pas retrouver exactement les mêmes fonctionnalités que dans le précédent système sauf à adapter quelques flux d’informations aux nouvelles briques logicielles. Les entreprises industrielles s’orienteront généralement vers un ERP axé gestion de production (GPAO). Dans ce cas, certaines applications ne seront pas forcément disponibles en standard comme la comptabilité, le CRM, la Business Intelligence… et devront faire l’objet d’un chiffrage complémentaire auprès de votre éditeur ERP s’il propose ces fonctionnalités ou auprès d’autres prestataires, auquel cas, il faudra également prévoir un éventuel coût supplémentaire pour gérer les interfaces entre ces solutions.
A contrario, il peut s’avérer indispensable de personnaliser l’ERP dès son implantation afin qu’il soit parfaitement conforme à vos particularités dès la première utilisation. La personnalisation est une deuxième étape souvent plus coûteuse. Celle-ci nécessite une équipe dédiée qui analyse les besoins spécifiques de votre entreprise, réalise le développement, les tests et l’installation. Le paramétrage implique de réaliser une description de l’interface à développer et de faire des points réguliers sur l’avancement. Enfin, il faudra tester et recetter le livrable pour vérifier qu’il correspond à votre cahier des charges. Les coûts que votre intégrateur facture pour accomplir sa mission dépendent ici du temps investi pour vous livrer une solution ERP sur-mesure.
Lorsqu’il est convenu de procéder à des personnalisations, il s’agit de déterminer si les adaptations sont seulement réalisables par l’intégrateur ou également configurables par les équipes informatiques internes. Ce dernier point est potentiellement fortement impactant dans la définition du budget de votre projet ERP. Sachez que les solutions ERP du marché offrent de plus en plus de capacités de personnalisations et de paramétrages réalisables par les utilisateurs eux-mêmes, sans qu’ils disposent de compétences informatiques avancées.
Mises à jour et amélioration continue
Les systèmes informatiques et les contraintes législatives évoluent rapidement, mettre à jour régulièrement son ERP s’avère donc capital. C’est pourquoi, il convient de ne pas négliger les coûts des mises à jour, celles-ci sont le plus souvent incluses dans le coût initial. Néanmoins, dans certains cas elles peuvent représenter des frais supplémentaires. Ces mises à jour ne sont pas à sous-estimer, elles peuvent être d’une grande valeur pour les utilisateurs et participer à l’amélioration de la productivité : une modification ergonomique ou un service supplémentaire peut immédiatement influencer la performance de l’activité.
Un service support dédié
L’ERP est la clé de voûte de l’organisation de l’activité, par conséquent, une rupture de service est généralement onéreuse notamment pour les entreprises industrielles qui seraient contraintes d’observer un arrêt de leur outil/ligne de production. Le système d’information doit toujours être accessible afin de garantir la bonne coordination entre tous les collaborateurs. De ce fait, il faut s’assurer que le service support de votre futur partenaire ERP est efficace.
Un contrat de maintenance doit être prévu. Ce dernier donne accès à la hotline de l’intégrateur qui vous permet d’obtenir rapidement des réponses à vos questions, vous apporte des compléments de formation et vous garantit d’utiliser pleinement et sereinement votre ERP au quotidien.
Le coût du contrat de maintenance peut sembler à première vue élevé, cependant, si le service apporté est de qualité (écoute et compréhension de vos demandes, réactivité du temps de réponse, accès à des experts métier…), il est très vite rentabilisé.
La formation des utilisateurs
La prise en main d’un ERP nécessite que les utilisateurs soient correctement formés aux fonctionnalités du nouveau système.
Mener une bonne conduite du changement au sein de votre entreprise est donc primordiale. Il faudra veiller à passer du temps pour former les utilisateurs afin que la solution soit adoptée et utilisée par tous rapidement et efficacement.
Investir pour assurer l’adhésion aux nouveaux process permet la réussite du projet et rentabilise ainsi les dépenses directes liées à l’acquisition de votre logiciel ERP.
Conclusion
Un ERP est un produit immatériel dont les coûts d’acquisition sont fortement liés à l’organisation, à la taille et à l’activité d’une entreprise industrielle. Par conséquent, il apparaît complexe de déterminer un budget précis. A travers l’ensemble des différents postes de coûts évoqués ci-dessus, vous devez toutefois définir une enveloppe budgétaire et un calendrier raisonnable afin de réussir la mise en place de votre future solution ERP.
La rédaction du cahier des charges, la collaboration avec votre intégrateur ERP, l’implication des équipes (internes et externes) sont des éléments majeurs à prendre en considération pour mener à bien votre projet ERP. Au-delà des coûts d’acquisition, de personnalisation et de maintenance, il convient surtout de mesurer le retour sur investissement qu’un ERP peut rapidement apporter à votre entreprise.
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