Pour une PMI, le logiciel ERP représente un investissement stratégique aux nombreux bénéfices : performance et compétitivité accrues, transformation numérique accélérée, pilotage optimisé de la production, des clients et des ventes… Il génère à la fois des gains, des économies et évite aussi les nombreux coûts liés à des erreurs ou des approximations. Retour sur ce qui fait de l’ERP une solution rentable, au ROI assuré.
Outil phare de gestion et d’optimisation des opérations, l’ERP intervient de façon transversale dans toute l’entreprise. En collectant les données de toutes les fonctions, en les décloisonnant et en appliquant toutes les règles de gestion de l’entreprise, il assure une cohérence et une performance qu’un traitement manuel ou des solutions distinctes en silo ne peuvent pas atteindre. Ses capacités lui donnent la possibilité de rentabiliser l’investissement qu’il représente sur plusieurs axes.
L’automatisation par l’ERP, source de gains
Les données issues de toutes les opérations résident au cœur de l’ERP qui les rassemble sur sa base de données centralisée. Parce qu’il couvre toutes les fonctions – approvisionnements, activité commerciale, production … – le logiciel permet d’automatiser de nombreuses tâches mais aussi de les chaîner sur tout un flux opérationnel. Par exemple, les données d’un devis servent automatiquement à émettre une commande, un ordre de fabrication en production, un bon de livraison, puis la facture. Le tout sans ressaisie ni risque d’erreur, moyennant quelques clics des utilisateurs. L’automatisation génère ainsi des gains de temps et de précision qui permettent aux équipes de se concentrer sur l’essentiel.
Mais elle réalise aussi des économies de coûts très concrètes en contournant des lourdeurs et des risques d’erreur. Exemple avec la gestion des stocks : exécutée manuellement, elle requiert du temps homme, s’expose davantage à des surplus (et leurs factures d’achat) ou au contraire, à des ruptures de stock sources de conflit sur la chaîne de production. L’ensemble a un coût que l’ERP élimine. En automatisant les divers calculs requis dans la gestion des stocks, la solution tombe toujours juste, à temps, pour que l’entreprise dispose de stocks ajustés à la demande en production.
La planification comme remède aux approximations coûteuses
La visibilité fait partie des bénéfices qu’apporte la solution ERP et qui permettent de gagner en efficacité, entre autres en évitant des aléas onéreux. Cet avantage de l’ERP se manifeste dès la phase de planification en amont de la production, puis au cœur de la chaîne de production : le logiciel ERP comptabilise tout d’avance et si besoin, procède à des ajustements en temps réel à chaque étape de la chaîne de fabrication.
Ainsi, l’ERP produit d’abord les plans préparatoires — le Plan Industriel et Commercial (PIC) puis Plan De Production (PDP) qui définit les besoins bruts au plus près de la fabrication en fonction des données du PIC et des commandes fermes. Quand un OF est lancé, la solution organise l’ordonnancement des tâches, tient compte des ressources disponibles (matières, composants, compétences, machines) mais aussi des réservations pour optimiser la production à venir. À chaque étape, tout ce dont la production a besoin est prêt, suivi, calculé et enregistré.
Le progiciel de gestion intégré (PGI) apporte donc une visibilité cruciale pour prendre les bonnes décisions et la maîtrise nécessaire pour éviter les ruptures, les temps morts ou les goulets d’étranglement sur la chaîne. Cette rationalisation élimine de nombreux aléas qui peuvent coûter cher, optimise la consommation des ressources et surtout, garantit une production conforme et dans les délais, facteur clé de rentabilité.
Pilotage et prise de décision affutés
Comme l’illustrent la planification et l’ordonnancement de la production, l’ERP apporte à l’entreprise une visibilité analytique stratégique pour rester compétitive et rentable. En effet, la solution inclut d’office des fonctionnalités d’analyse et de Business Intelligence qui scrutent les tendances dans toute l’activité, y compris dans sa dimension commerciale.
Pour l’entreprise, c’est la possibilité d’obtenir une vue complète de l’activité, mise à jour en temps réel selon les données opérationnelles. L’ERP restitue ses analyses sous forme d’informations exploitables par les décideurs, tels indicateurs sur les lignes de production, ratios, tableaux de bord… Une tendance de baisse dans les ventes, un problème de stock, un coût de matière première à la hausse, par exemple, sont autant de facteurs immédiatement visibles. L’entreprise est alors en mesure de prendre les décisions adéquates, sans délai, et de préserver sa compétitivité. Un défi plus difficile à relever sans la visibilité apportée par un logiciel ERP.
Des devis précis en support de l’activité commerciale
L’ERP est aussi une solution commerciale, notamment parce qu’elle engrange et gère les données des clients, des produits, mais propose aussi des fonctionnalités particulièrement efficaces pour créer les devis. Cette capacité est logique compte-tenu du fait que le PGI gère les données détaillées des produits telles que gammes, nomenclatures, caractéristiques, données techniques associées, prix par variante… Aussi, ce type de logiciel est le programme tout désigné pour procéder aux calculs qui entrent en jeu dans un devis.
L’ERP accélère ainsi la création de devis. Dans les devis simples, les utilisateurs saisissent simplement les quantités et les prix par produit pour obtenir un prix en quelques clics. Pour les devis les plus complexes, le progiciel de gestion intégré permet d’affiner les critères tels que données de gamme et de nomenclature pour créer de nouvelles offres sur mesure. De plus, le logiciel ERP associe à chaque devis les coûts de revient, les besoins et le planning, car il est programmé pour toujours anticiper.
Fidéliser les clients et sécuriser leurs commandes
Solution centrée sur les données, l’ERP rassemble les profils clients et prospects sur sa base de données, ce qui lui permet d’automatiser les différents documents qui interviennent dans la relation client. Outre les devis, une solution ERP génère de façon rapide et précise les commandes, bons de livraison, facture, etc., sans besoin de ressaisir les informations à chaque fois. De plus il mutualise les informations entre utilisateurs, si bien qu’un collaborateur au service client peut facilement prendre le relais des avant-ventes, avec accès à tout l’historique des interactions.
Le suivi des clients, les réponses précises et dans les temps à leurs interrogations et bien sûr, la production et la livraison de produits qu’ils attendent s’en trouvent renforcés. Cette qualité de service est essentielle pour assurer de futures commandes, mais épargne aussi à l’entreprise les coûts associés à des réclamations, des annulations et bien sûr, la fuite des clients à la concurrence.
Un outil de croissance et de compétitivité
Les nombreuses optimisations apportées par l’ERP génèrent divers gains pour l’entreprise : économies, visibilité, pertinence, anticipation et contrôle, élimination des charges dues aux imprécisions, attractivité…. La solution participe ainsi pleinement à sa compétitivité.
Une solution ERP fait aussi figure d’outil stratégique pour pérenniser l’entreprise à l’avenir, notamment en aidant à perfectionner les stratégies de production, à créer de nouveaux processus ou à les remanier, à étendre les connexions avec l’écosystème des clients, fournisseurs, sous-traitants, à intégrer de nouvelles technologies pour rester à la pointe, etc. Aussi, chaque entreprise qui s’équipe d’un logiciel ERP ne peut qu’en tirer des bénéfices, au vu des nombreux levier de rentabilité qu’il offre.
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