L’ERP Cloud est un Enterprise Resource Planning (ERP) ou Progiciel de Gestion Intégré (PGI) en français, qui fonctionne sur un serveur sécurisé, offrant un accès facile via Internet. Le Cloud vient en opposition au « on-premise » où le logiciel est installé sur des serveurs sur place et accessible uniquement en local. Un logiciel ERP est un logiciel qui permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise, en intégrant l’ensemble des fonctions de cette dernière comme les achats, les ventes, la production, la qualité, les stocks, la logistique, la gestion des ressources humaines, les finances… Lorsque ce dernier est hébergé dans le cloud, il suffit donc d’une connexion internet et d’un navigateur afin que les entreprises puissent y accéder.
Qu’est-ce qu’un logiciel ERP Cloud ?
Parce qu’il est hébergé par l’éditeur et fourni aux entreprises en tant que service, le logiciel ERP Cloud offre des fonctionnalités identiques, voire supérieures, à celles des systèmes on-premise, sans la plupart des inconvénients, comme les frais de licence initiaux.
Grâce au Cloud Computing, l’ERP est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. De ce fait, les équipes de vente disposent d’informations en temps réel sur les stocks et que les équipes financières peuvent suivre de près les flux de trésorerie et répondre rapidement aux audits ou autres demandes de données sur les performances.
Combiné aux processus d’entreprise rationalisés et avancés apportés par les récentes technologies, le Cloud ouvre la voie à une efficacité et une productivité accrues, ce qui stimule les résultats. Et parce que les entreprises qui mettent en œuvre un logiciel ERP Cloud paient un abonnement – connu sous le nom de logiciel en tant que service ou SaaS – et n’ont besoin que d’une connexion Internet, les entreprises peuvent supprimer de leur budget le matériel et les logiciels, les installations de stockage pour le matériel et un service informatique étendu.
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Comment fonctionne l’ERP Cloud ?
Les systèmes ERP Cloud fonctionnent avec une combinaison de technologies connectées par des réseaux Internet à haut débit. L’ERP Cloud est toujours en ligne et les mises à jour de sécurité sont gérées par le fournisseur de l’ERP. Les utilisateurs n’ont qu’à se connecter et à utiliser l’ERP et ses données sous-jacentes. Cela peut entraîner un coût de possession inférieur à celui des anciens systèmes ERP hébergés sur les serveurs de l’entreprise.
Dans de nombreux cas, les ERP Cloud sont accessibles aux utilisateurs sur des ordinateurs voire même sur des appareils mobiles. Ils comprennent un large éventail d’applications professionnelles pour permettre à votre entreprise de fonctionner efficacement en mettant l’accent sur une expérience client positive et des résultats commerciaux rentables.
Les ERP basés sur le cloud offrent une capacité d’évolution quasi infinie et permettent à votre équipe d’accéder à toutes les informations dont elle a besoin, quel que soit l’endroit où elle travaille, qu’il s’agisse de réunions de vente avec les clients, de sites de travail distants ou de votre bureau à domicile. La possibilité de se connecter en toute sécurité de n’importe où ne peut pas être sous-estimée dans l’environnement commercial post-COVID, où plus de travailleurs que jamais travaillent à domicile ou depuis n’importe quel autre endroit à distance.
Parmi les principales caractéristiques, citons la possibilité d’accéder en temps réel aux informations sur les clients, à l’historique des ventes, aux données financières, aux outils de gestion des ressources humaines, aux mesures d’exploitation, à l’état de la chaîne d’approvisionnement, etc. Un ERP Cloud peut relier pratiquement tous les systèmes informatiques dont votre entreprise a besoin.
En fonction des besoins de votre entreprise, vous pouvez choisir entre différents modèles de déploiement avec des modules et des paramètres optimisés pour votre type d’entreprise. Votre équipe peut ainsi se concentrer sur les bonnes mesures et le bon flux de travail pour atteindre les objectifs de votre entreprise.
ERP Cloud ou ERP on-premise ?
La répartition ci-dessus amène probablement à se poser la question : Si les systèmes ERP basés sur le cloud et les systèmes ERP on-premise offrent des fonctionnalités similaires, pourquoi choisir le cloud ?
L’ERP on-premise est un logiciel installé et géré par le personnel informatique d’une entreprise ou par un fournisseur de services gérés. L’entreprise acquiert une licence pour la plateforme logicielle de base, puis achète ou loue des serveurs, des réseaux et des systèmes de stockage de qualité professionnelle pour exécuter et héberger physiquement le logiciel et les données associées. Les entreprises qui utilisent un ERP sur site doivent supporter des coûts supplémentaires pour la maintenance, le dépannage, les logiciels supplémentaires, les mises à jour et les personnalisations. Les logiciels antivirus et de sécurité, ainsi que les systèmes de stockage et de sauvegarde des serveurs, constituent également des coûts supplémentaires nécessaires.
L’ERP dans le cloud, en revanche, est hébergé et géré par le fournisseur, qui propose le logiciel dans un modèle « en tant que service » via le cloud (Software As A Service ou SaaS). Le fournisseur est responsable de l’application, du stockage des données, du système d’exploitation sous-jacent, des serveurs, de l’infrastructure physique du centre de données et de l’installation des mises à jour de sécurité et des mises à niveau des fonctionnalités.
Si la différence la plus évidente entre l’ERP on premise et l’ERP Cloud est l’endroit où le logiciel fonctionne et qui le gère, il existe d’autres distinctions importantes.
Quels sont les différents types d’ERP Cloud ?
Il existe également plusieurs types de logiciels ERP Cloud :
- SaaS multi-tenant : Une version unique du logiciel ERP et de son infrastructure associée sert plusieurs organisations. Toutefois, si chaque organisation utilise le même logiciel et est hébergée sur les mêmes serveurs, les données d’une entreprise restent inaccessibles aux autres. Un véritable système ERP Cloud est généralement un SaaS multi-tenant.
- SaaS single-tenant : Une version unique du logiciel ERP et de son infrastructure associée ne sert qu’une seule organisation. En d’autres termes, les données d’une organisation sont hébergées sur des serveurs privés qui exécutent une instance unique du logiciel. Certains fournisseurs d’ERP Cloud offrent aux clients le choix entre une instance privée et une instance partagée.
- Cloud public : Propriété du fournisseur de services, plusieurs organisations partagent les services de Cloud Computing. Toutefois, les données et les applications de chaque organisation sont inaccessibles aux autres. Parmi les exemples de cloud public, citons Amazon Web Services, Google Cloud, Microsoft Azure et Oracle Cloud.
- Cloud privé : Un service qui n’est pas partagé avec une autre organisation.
- ERP hybride : Comme son nom l’indique, l’approche ERP hybride combine un logiciel on-premise avec un cloud privé ou public pour l’informatique, le stockage et les services.
Quels sont les avantages des logiciels ERP Cloud ?
De nombreuses études indiquent que la demande des ERP sur le cloud ne cesse de croître en raison de ses nombreux avantages :
- Une automatisation puissante qui rationalise les tâches simples et élimine les solutions de rechange manuelles.
- Un référentiel central qui relie plusieurs systèmes/applications et stocke les données de chaque département dans une base de données facilement accessible et actualisée.
- Accès au système à tout moment et en tout lieu, ce qui élimine les restrictions géographiques.
- Flux de travail automatisés (par exemple, approbations pour les bons de commande ou les processus de comptabilité fournisseurs)
- Tableaux de bord et rapports personnalisables
- La fin des maux de tête de fin de mois causés par une erreur humaine ou des systèmes déconnectés : saisie de données en double, retards dans l’établissement des rapports financiers, entrées de transactions incomplètes ou erronées, etc.
- La possibilité de gérer plusieurs entreprises avec un seul système et des rapports consolidés.
- Le matériel et les serveurs de données, l’assistance informatique et les mises à jour/mises à niveau du système sont gérés par le fournisseur, ce qui signifie que les clients n’ont pas à supporter les coûts d’infrastructure et de maintenance permanente.
- Réduction de la pression sur les équipes informatiques internes
- Mise en œuvre rapide, soutenue par le fournisseur
- Des licences flexibles qui permettent aux clients d’adapter leur utilisation du système ERP en fonction de la fluctuation de leurs besoins (par exemple, ajouter/supprimer des applications, ajouter/supprimer des utilisateurs, etc.)
- Sécurité des données robuste, garantie par le fournisseur (par exemple, accès physique contrôlé à l’équipement, protection de l’environnement, protection contre les catastrophes imprévues, maintenance régulière du système).
- Un logiciel adaptable qui évolue avec l’activité du client.
Quel est le bon moment pour passer à l’ERP Cloud ?
Le bon moment pour changer est maintenant. Au cours des dernières années, le monde a changé de façon spectaculaire et, pour suivre ces révolutions de l’économie numérique, les entreprises doivent évoluer avec lui. Les entreprises modernes doivent être flexibles et mobiles, et les solutions ERP Cloud modernes disposent des fonctionnalités et de l’évolutivité nécessaires pour y parvenir.
Ainsi, à moins que votre entreprise n’ait pas accès à internet, il ne devrait pas y avoir de raisons de ne pas envisager l’ERP Cloud pour votre entreprise.
Afin d’approfondir votre lecture, n’hésitez pas à lire notre article 5 bonnes raisons de choisir un ERP Cloud.