Un logiciel ERP est en premier lieu un outil qui optimise la gestion opérationnelle, la visibilité sur l’activité et la prise de décision stratégique. Pour atteindre ce niveau d’efficacité, l’ERP doit convenir en tout point à l’entreprise, ses processus, son modèle économique et aux besoins métier de ses salariés. C’est pourquoi un ERP personnalisé représente un ingrédient essentiel dans l’équation. À quels niveaux peut-on personnaliser un ERP ?
Quand l’ERP offre une solution quasiment prête à l’emploi, rapide à mettre service et sans développements spécifiques, c’est le signe de sa personnalisation réussie pour l’entreprise. Cette dernière peut alors rapidement tirer profit de son investissement, sans lourdeurs ni coûts cachés dans son projet ERP. Pour y parvenir, voici les axes de personnalisation à rechercher dans un ERP :
Un ERP personnalisé pour votre métier
Sur le marché, l’offre ERP inclut des solutions généralistes, dites horizontales, et d’autres, spécialisées pour certains métiers. Les entreprises industrielles ont intérêt à s’équiper d’un ERP conçu pour leurs activités de production, car les solutions horizontales ne peuvent pas répondre à tous leurs prérequis.
En effet, les solutions généralistes offrent un champ fonctionnel large, standardisé, conçu pour s’adapter au plus grand nombre d’entreprises. On y retrouve des modules destinés aux fonctions support universelles, dont la comptabilité, les RH, la paie, les finances, le CRM. Le risque pour une PMI : un champ fonctionnel trop vaste par rapport à ses besoins prioritaires. En effet, une petite entreprise industrielle ne peut pas se priver d’une gestion des flux et données opérationnelles propres à son activité de production, ni de modules de comptabilité, CRM et autres, déclinés pour son métier.
C’est pourquoi, avec une solution généraliste, une PMI aura besoin de nombreux développements complémentaires pour tenter d’adapter l’ERP à ses besoins opérationnels. Outre une facture à la hausse, le résultat ne sera jamais aussi agile qu’un ERP personnalisé pour les activités de production. Sans compter que ce type de développement pose problème lors des montées en version, un véritable frein à l’évolution de l’ERP avec l’entreprise.
Qu’apporte la personnalisation de l’ERP aux activités de production ?
Conçu sur mesure pour les processus et flux de travail inhérents à une activité de production, un ERP vertical prévoit d’office de nombreuses fonctions développées pour suivre les logiques opérationnelles du secteur. Par exemple, ce type d’ERP propose des écrans adaptés aux tâches propres à une production, telles que saisie des temps, déclaration des consommations matières, enregistrement d’un inventaire, expédition ou réception de commande client/fournisseur, entrées et sorties de stock, clôture d’ordre de fabrication, colisage… Autant de tâches qu’un ERP généraliste ne prévoit pas, ou dans une version trop standardisée.
Ainsi, intrinsèquement adapté, un ERP personnalisé pour le secteur présente aussi des fonctionnalités spécialisées en premier lieu pour gérer la production. Il couvre toute la chaîne, dès le lancement des ordres de fabrication, notamment en organisant l’ordonnancement des tâches selon de multiples critères dont la disponibilité des outils, des ressources et des matières. L’ERP traite aussi des scénarios prévisionnels incontournables dans la bonne gestion d’une activité de production. Ainsi, il est prêt « en standard », à gérer les ordres de fabrication (OF) prévisionnels en fonction des réservations pour éviter tout aléa en atelier.
> Lire aussi : ERP et GPAO : qui fait quoi ? Quelles différences ?
Un ERP personnalisé pour le « business model » de votre entreprise
Au-delà de la personnalisation sectorielle, l’ERP permet à l’entreprise de bénéficier d’adaptations plus fines. Les entreprises industrielles ne fonctionnent pas toutes de la même manière, elles ont donc besoin d’une personnalisation plus granulaire. L’ERP est justement une solution souple, qui s’adapte aux processus de l’entreprise, sans l’obliger à les modifier, ni à s’adapter à l’outil, ce qui serait contre-productif.
Ainsi, l’ERP est personnalisable selon le business model de l’entreprise. Par exemple, les entreprises industrielles peuvent fonctionner à la commande, à l’affaire, voire allier les deux modes opératoires. L’ERP doit être en mesure de suivre chaque scénario. C’est ce que lui permet une souplesse intégrée, par exemple en termes de catégorisation des projets : l’ERP ne la limite pas à une référence de commande, d’OF, d’article, mais permet de la définir par étiquette ou compartiment affaire. La planification s’adapte également, à la commande, en mode projet, selon les pratiques et besoins de l’entreprise. Ces exemples illustrent l’amplitude de personnalisation permise quand l’ERP a été correctement sélectionné pour l’activité qu’il doit gérer.
Un ERP adapté à vos processus
Les spécificités d’une entreprise se matérialisent évidemment au cœur des processus uniques qu’elle a définis pour son activité. À chaque entreprise ses pratiques et critères, à l’exemple des gammes, nomenclatures ou prix de revient de lancement. L’ERP embarque ses données en facilitant leur saisie pour les utilisateurs. En effet, un ERP avec de vraies options de personnalisation propose des écrans de saisie configurables pour construire des gammes, des nomenclatures, configurer des produits déclinés selon diverses variantes et options et établir des prix de revient et de vente.
La personnalisation de ces données se prolonge dans leur application au cœur des processus. C’est le cas, par exemple, de la production de devis exacts, fiables, mais surtout, rapides. L’ERP décline la tâche en deux niveaux : devis simples et devis techniques. Pour les premiers, il est extrêmement simple d’élaborer une offre commerciale pour des produits standardisés à partir des données de catalogue stockées dans la solution. Quant aux devis techniques pour une première fabrication ou dans un scénario de fabrication à l’affaire, l’ERP puise dans des données plus granulaires au niveau de chaque composant pour calculer le prix de revient final. Les devis sont ainsi fiables, personnalisés selon l’offre de l’entreprise, mais aussi la demande de son client.
Un ERP sur-mesure pour votre personnel
La prise en main et l’usage quotidien d’un ERP doivent être intuitifs, ce qui ne peut se faire sans personnalisation. Plus les interfaces sont adaptées et les processus traités en arrière-plan, logiques sans besoin d’être pilotés étape par étape, plus l’ERP apporte de valeur ajoutée et d’efficacité. Ultimement, la solution doit livrer la bonne information, adaptée aux processus métier de votre entreprise et à sa stratégie d’entreprise, à la bonne personne, au bon moment.
Les options de personnalisation de l’ERP jouent là encore un rôle essentiel, notamment dans l’exploitation des données. La solution doit idéalement permettre de personnaliser le modèle de données, de créer de nouvelles tables au sein du modèle de données, et de prendre la main pour renommer, compléter, supprimer les informations au fil de l’activité. Le requêtage également doit être configurable pour des scénarios de requêtes affinés par attributs, conditions d’exécution, variables.
Ainsi, la personnalisation d’un ERP va de pair avec une grande souplesse dans les options de configuration à tous les niveaux. Elle nourrit l’efficacité et la visibilité des utilisateurs, mais fait aussi partie des atouts d’un ERP prêt pour l’avenir, capable de s’adapter aux scénarios du développement et de la stratégie à plus long terme de l’entreprise.
