La tendance ERP est devenue si forte que depuis un certain nombre d’années maintenant, une grande majorité d’entreprises, de toutes tailles et de tout type de secteur d’activité ont déployé cette solution logicielle. Même si l’implémentation d’un outil de gestion est répandue dans les entreprises industrielles, toute nouvelle mise en place comporte son lot de défis : rigidité de mise en œuvre, difficulté d’appropriation, pilotage de projet complexe… Les connaître permet à l’entreprise de mieux se préparer à l’implantation d’un ERP.
La sélection de la solution ERP
Le premier défi auquel les industriels sont confrontés est tout d’abord celui du choix de la solution logicielle. Face à une offre de logiciels riche et disparate sur le marché des logiciels de gestion, les entreprises doivent prendre en compte divers facteurs afin de choisir l’outil le plus approprié, capable de répondre à leurs besoins de développement et de performance.
De nombreuses entreprises se considèrent à l’abri de ce défi, car elles ont déjà réfléchi à leurs besoins et à leurs attentes face à ce nouveau système de gestion. Pourtant, il ne faut pas tirer de conclusions trop hâtives sans un bon travail de préparation, car le choix de la solution est l’une des décisions les plus importantes que l’entreprise prendra. Ce choix va orienter et définir la stratégie de l’organisation sur de nombreuses années, et sans aucun doute, aura un impact sur sa performance et sa compétitivité. Selon sa profondeur fonctionnelle, son expérience utilisateur, sa modularité, son ouverture, l’ERP se doit d’être un outil complet sur lequel l’industriel pourra s’appuyer pour prendre les meilleures décisions, anticiper plus sereinement, mesurer sa performance et accompagner la croissance de son entreprise.
Le choix de l’hébergement du logiciel
L’aspect technique du projet est un autre défi lié à la mise en œuvre d’un système ERP. L’entreprise a le choix d’héberger la solution logicielle sur site ou sur des serveurs externes. Un ERP déployé sur le réseau de l’entreprise implique un environnement technique adéquat pour héberger et maintenir toutes les applications et les données en interne. De l’autre côté, les solutions Cloud offrent une infrastructure informatique sécurisée, un stockage de données et des services dimensionnés, qui permettent de minimiser les contraintes que représentent une application sur réseau (matériel, problèmes de stockage, gestion des sauvegardes, mises à jour des environnements informatiques…). Avec le déploiement d’un ERP Cloud, les collaborateurs accèdent plus facilement et en toute sécurité au logiciel en dehors de l’entreprise, à l’aide d’une connexion web, rendant ainsi la mise en place et l’usage de la solution plus agile. Aujourd’hui, avec l’émergence du télétravail, de plus en plus de collaborateurs sont amenés à travailler en dehors de l’entreprise. Ce défi en matière de mobilité est attendu pour améliorer la performance et la productivité des salariés. Dans le secteur industriel, les équipes commerciales, les responsables de production peuvent tirer profit de la dimension mobile d’un système ERP Cloud. Depuis l’usine, ou encore via un smartphone ou une tablette à distance, les opérationnels bénéficient d’un accès instantané à diverses informations : le planning de production, les commandes en cours, le niveau des stocks, la disponibilité des matières ou encore le prix des fournisseurs.
La migration des données
Les données utilisées et stockées pendant des années peuvent apparaître approximatives, incorrectes ou même obsolètes face à la réalité actuelle. Préparer les données pour la migration vers le nouveau système ERP devient alors essentiel pour assurer le succès de la mise en place du logiciel. Toutes les données sur les compte-clients, historique de commandes, inventaires, volumes de ventes, factures…sont importantes pour votre entreprise.
Pour garantir l’efficacité du logiciel de gestion, les données doivent être complètes, cohérentes et fiables. Votre base de données existante renferme des données sensibles, d’une taille imposante, qui ne peuvent pas être corrigées seulement en quelques heures. La migration des données n’est pas une chose aisée, c’est pourquoi il est important de bien s’y préparer.
La conduite au changement
Un système ERP s’immisce dans les moindres détails d’une organisation, modifie en profondeur le modèle de gestion et influence grandement la vie des collaborateurs. Pour réussir l’implantation de cet outil au cœur de leurs activités, les entreprises doivent mener une démarche vers la conduite au changement.
Le changement organisationnel
Le déploiement d’un projet ERP implique divers changements au niveau organisationnel. En effet, un nouvel outil de gestion peut par exemple modifier le niveau de responsabilité de certains salariés, établir de nouvelles approches en matière d’exploitation de la donnée ou encore engendrer des évolutions au niveau des modèles commerciaux et des processus opérationnels. L’intégration de la solution logicielle aura un impact sur vos activités et vos métiers comme le service financier, la chaîne d’approvisionnement, la gestion des stocks, la production et bien d’autres.
Omniprésent dans le quotidien d’une organisation, l’ERP doit être déployé de manière réfléchie afin de répondre de façon efficace aux besoins de l’entreprise et lui offrir de l’agilité. Au-delà d’une transformation significative au sein d’une organisation, la mise en place de ce système de gestion est une occasion de s’orienter vers de nouvelles stratégies pour l’avenir de l’entreprise.
L’implication des collaborateurs
La gestion du changement engendre aussi un défi d’acceptation de la part des collaborateurs. En effet, le succès d’un système logiciel va dépendre de ses utilisateurs. Face aux procédures habituelles et à l’usage d’outils particuliers, les salariés peuvent être réfractaires aux changements qu’implique l’adoption d’un nouveau logiciel dans leur quotidien, surtout si les avantages des nouvelles méthodes ne sont pas imminents.
Le changement est difficile à accepter sans en voir les bénéfices immédiats et si l’entreprise ne prend pas les mesures nécessaires pour communiquer et faire comprendre aux employés l’intérêt d’un nouveau logiciel de gestion, l’adoption à celui-ci sera d’autant plus difficile. Pour réduire l’impact négatif potentiel des utilisateurs sur le succès de la mise en place d’un ERP, il est recommandé d’anticiper et d’impliquer les collaborateurs à toutes les étapes du projet. Pour cela, l’entreprise doit prendre en compte leurs préoccupations, les encourager à générer des suggestions, les informer sur le projet à mesure qu’il progresse et organiser des sessions de formation.
La planification du projet ERP
En intégrant un nouvel outil de gestion, vous vous apprêtez à provoquer du changement, et comme tout changement, il est nécessaire de le planifier avec une bonne stratégie. Pour minimiser les problèmes potentiels d’implantation et assurer son succès, la mise en œuvre d’un ERP demande un effort de planification et de suivi.
Le chemin vers la mise en place d’un ERP peut être ardu et rempli de défis, si l’entreprise n’a pas déjà fait l’expérience d’un processus comme celui-ci. Il est alors important de savoir s’entourer d’un partenaire compétent à ses côtés pour vous aider à planifier toutes les étapes du projet. Avec un éditeur-intégrateur pour vous épauler tout au long du processus d’intégration, votre organisation se sentira plus confiante quant à la mise en œuvre du logiciel de gestion.
En connaissant bien les enjeux et les défis d’un ERP, en anticipant les éventuelles difficultés et en planifiant efficacement le projet, vous serez en mesure de guider votre organisation vers une implantation sans faux pas. Un ERP est un investissement majeur pour l’avenir d’une entreprise industrielle, c’est pourquoi la préparation, la planification et l’accompagnement font toute la différence pour faire face aux multiples défis qu’elle relève chaque jour.
