Durant le processus d’un projet ERP, la démonstration est le premier aperçu de la solution logicielle de gestion. C’est une étape importante pour toute TPE, PME ou grande entreprise, afin de se faire un premier avis sur les services et les fonctionnalités de gestion proposés par l’outil.
Après avoir établi votre cahier des charges et identifié vos besoins, la démonstration d’ERP se présente comme un moment clé lors de la phase de choix d’une solution de gestion. Elle joue un rôle important dans la décision finale d’achat d’un ERP.
Avant toute prise de décision sur le choix de la solution, la démo ERP permet de se forger une idée par rapport à son contexte d’entreprise, mais également sur les capacités de l’éditeur-intégrateur. Cette étape représente aussi bien un enjeu du côté du fournisseur qui doit montrer le fonctionnement, la flexibilité, l’ergonomie et la correspondance de la solution avec les besoins de l’entreprise. Alors, comment bien préparer sa démo pour choisir son logiciel ERP ?
Nos conseils pour optimiser votre démonstration ERP
Pour toute entreprise ayant initié la démarche d’un projet ERP, il est important de réunir les données adéquates et les acteurs clés pour que la démonstration soit réussie. Cette étape n’est ni simple pour l’organisation ni pour le fournisseur de solution logicielle. Voici quelques conseils pour l’optimiser.
Sélectionner le bon éditeur-intégrateur
Il existe une multitude d’éditeur-intégrateur de logiciel de gestion sur le marché. Tous ne se ressemblent pas. Il est recommandé de choisir un éditeur et/ou intégrateur qui a des références métiers dans votre secteur d’activité. Grâce à ses connaissances et à son expérience, le fournisseur d’ERP sera en mesure de vous proposer une démonstration adaptée aux problématiques et aux processus de gestion liés à votre type d’entreprise.
Demander une démo ERP sur-mesure
Il est préférable de réaliser la démonstration ERP lorsque le cahier des charges de votre entreprise est rédigé et après avoir reçu les réponses des prestataires consultés. Si vous êtes prêt et à l’initiative de la démonstration ERP, vous pouvez également transmettre des données et informations représentatives de votre activité pour plus de pertinence.
En s’appuyant sur les problématiques que vous avez pu identifier et par rapport aux enjeux métiers, cette démo ERP aura plus de sens auprès des décisionnaires et futurs utilisateurs de l’organisation. Cela permettra également à l’éditeur de logiciel de gestion de préparer une démo ERP la plus réaliste possible et adaptée à votre entreprise.
Laisser le temps au fournisseur de préparer la démo
Une démonstration est une phase du processus d’un projet de déploiement d’ERP. Laisser du temps à l’éditeur-intégrateur choisi de préparer une démo contextualisée, c’est également un gain de temps pour l’entreprise dans la réalisation de ce projet. Plus le travail en amont est de qualité, plus l’organisation va se reconnaître dans la solution logicielle proposée.
Il est aussi possible de solliciter un éditeur dans le cadre d’une démo généraliste. Réalisé sans cahier des charges, ce type de présentation ERP peut orienter le client vers une solution qui ne correspond pas forcément à ses besoins. Il est essentiel pour toute entreprise de prendre le temps d’analyser ses processus et ses besoins avant de se lancer dans le choix d’une solution ERP.
Quelles sont les questions à poser lors de la démo d’un ERP ?
La démo ERP permet d’en savoir plus sur le fonctionnement réel du logiciel, son ergonomie et les diverses fonctionnalités qui peuvent distinguer un fournisseur de ses concurrents. Pour être sûr d’obtenir une vision complète et précise du logiciel ERP présenté, il est important d’aborder certaines questions pendant la démonstration.
En quoi les fonctionnalités répondent-elles à vos besoins ?
L’un des principaux objectifs du déploiement d’un outil ERP est sa capacité à répondre aux problématiques métiers. Il est pertinent de demander des précisions sur toutes les fonctionnalités de la solution logicielle qui paraissent stratégiques à l’entreprise. La démonstration est le moment idéal pour obtenir et évaluer ces compléments d’information pragmatiques. Il peut être également intéressant de s’informer sur les projets et les fonctionnalités en cours de développement chez l’éditeur d’ERP sur les années à venir (roadmap).
À quelle fréquence sont réalisées les mises à jour ?
La fréquence des mises à jour, mineures et majeures, que publie l’éditeur est également un critère à prendre en compte dans son choix de solution ERP. En effet, si les intervalles entre les versions majeures sont longs, cela peut signifier que de potentielles fonctionnalités importantes ne puissent pas être disponibles avant une certaine durée.
À l’inverse, si l’éditeur réalise des mises à jour fréquentes, cela peut être avantageux si vous souhaitez accéder rapidement à de nouvelles fonctionnalités. Mais cela induit aussi davantage de tests et de formations auprès des collaborateurs.
Est-il possible d’intégrer facilement une technologie tierce au sein de l’ERP ?
Selon le domaine d’activité, une entreprise utilise des logiciels tiers, tels que le CRM, CAO, Business Intelligence, pour répondre à des besoins particuliers ou une fonction métier spécifique. Dans ce cas, il faut veiller à voir ce que l’éditeur propose comme possibilité d’intégration, de connexions entre les différentes solutions existantes et l’ERP. C’est également le moment de faire un point sur vos autres outils pour vérifier qu’il n’y aura pas de redondance entre les logiciels car certains ERP proposent nativement un CRM, une comptabilité ou encore une BI.
Comment se déroule l’implémentation ?
La mise en œuvre d’un projet ERP au sein d’une entreprise peut être longue et complexe. Il est alors important pour toute personne impliquée dans le déploiement d’avoir le plus de visibilité possible sur ce projet. La démo ERP permet de répondre à vos interrogations sur l’implémentation elle-même.
Questionnez l’éditeur-intégrateur sur la durée du déploiement, sur son expérience en la matière, ainsi que sur les ressources et le temps que votre entreprise devra allouer et y consacrer.
Qui doit assister à la démo du logiciel ERP ?
Une fois la démo ERP programmée, il faut choisir le profil des participants. En général, nous pouvons penser qu’il faut intégrer les utilisateurs finaux dans la boucle des démonstrations. Cependant, cette pratique peut perturber, voire effrayer face à l’usage d’un nouvel outil qui n’apparaîtra pas comme tel à l’utilisation finale.
Pour éviter un effet de blocage et pour mener à bien votre stratégie de conduite au changement, il est recommandé de faire participer le comité de direction, le chef de projet et l’équipe projet par exemple.
Impliquer les utilisateurs finaux de l’outil peut aussi sembler stratégique pour l’aboutissement et la réussite du projet. Cela permet de s’assurer de l’adhésion des collaborateurs à la solution logicielle choisie, et faciliter leur future formation. Mais il est conseillé de les inclure au bon moment de la phase de démonstration.
Choisir de s’équiper ou de changer d’ERP est un projet de grande envergure qui engage toute entreprise sur le long terme. C’est pourquoi la démo ERP se présente comme une étape cruciale dans le choix de la solution et du processus d’achat. Cette présentation générale du logiciel offre une vision globale de la solution construite sur les fonctionnalités clés développées par le prestataire.
Pour que la démonstration ERP soit optimale, il est donc nécessaire pour toute entreprise de bien la préparer. Cet exercice va vous permettre de comparer les diverses solutions de gestion du marché, et ainsi choisir celle qui saura répondre à vos problématiques métiers et gestion de processus.