De longue date, l’ERP a pris place parmi les solutions informatiques stratégiques que l’entreprise doit considérer dans son arsenal. Outil de travail dans une multitude de contextes, l’ERP a aussi récolté des critiques sur ses limites et ses inconvénients. Que sait bien faire un ERP, et quels sont ses points faibles ? Bien comprendre le périmètre d’un ERP permet d’une part de ne pas être déçu par l’outil, d’autre part, de trouver les solutions disponibles pour contourner telle ou telle limite.
Commençons par récapituler ce en quoi l’ERP excelle. L’ERP est une solution conçue pour gérer et analyser les données opérationnelles. Pour y parvenir, l’ERP les collecte à tous les points où elles sont générées, les centralise sur sa base de données. L’intérêt : les connecter, pour qu’elles s’apportent mutuellement du contexte, les analyser en fonction de toutes les règles de gestion de l’activité et de l’entreprise pour en sortir des indicateurs de performance et de pilotage. Ainsi, l’ERP donne une visibilité sur tout ce qui se passe dans l’activité et génère des économies, des optimisations et de meilleures performances.
Or, pour parvenir à ces résultats, un ERP demande une intégration totale au sein du système d’information de l’entreprise, ce qui représente un véritable projet stratégique, mais aussi la cause de nombreuses critiques – trop lourd, trop cher, trop compliqué, pas assez souple, ni évolutif…. Qu’en est-il au juste ?
« Un ERP coûte trop cher »
Un ERP implique en effet un certain coût d’acquisition – matériel, licences, intégration, formation des utilisateurs – et des coûts de possession, notamment la maintenance et les mises à jour sur tout le cycle de vie. Mais sur le marché des ERP, ce déploiement sur site traditionnel côtoie des offres SaaS, soit des ERP hébergés dans le Cloud, disponibles en ligne en mode service. La structure de coûts est alors différente, passant d’un investissement à une charge opérationnelle. Cette dernière correspond au prix d’un abonnement mensuel calibré pour le nombre d’utilisateurs et de fonctionnalités voulues. Cet abonnement remplace donc les coûts d’acquisition et de possession de l’autre modèle et s’avère un accès bien plus économique à un ERP.
Quoi qu’il en soit, hébergé sur site ou dans le Cloud, il ne faut pas perdre de vue que l’ERP génère de telles économies et supprime tant de charges, que son ROI est la meilleure réponse à son coût. Il faut donc considérer la question du coût de l’ERP dans une perspective à long terme et bien calculer tous les gains financiers qu’il va générer.
« La mise en œuvre d’un ERP est trop complexe »
Forcément, un système qui s’intègre totalement dans l’entreprise, regroupe toutes les règles de gestion de l’activité et collecte des données dans tous les services nécessite une mise en œuvre de la même envergure. D’où des critiques pointant une remise en cause des processus de l’entreprise, un paramétrage lourd, un interfaçage difficile avec le système d’information.
Tout est question de préparation. En effet, s’équiper d’un ERP demande de remettre à plat tous les processus de l’entreprise, étape incontournable pour définir les fonctionnalités attendues et guider le choix de la solution. C’est l’occasion idéale — pour ne pas dire unique — de rationaliser les processus, d’éliminer les doublons, d’identifier ce qui manque ou n’est pas assez rodé. Le tout pour repartir sur des règles de gestion des processus saines et pertinentes.
De plus, ce travail préparatoire permet de définir le champ fonctionnel attendu et d’en faire LE critère premier de choix de la solution. Dès lors, l’entreprise qui opte pour un ERP adapté à ses processus et ses besoins fonctionnels a peu de risques de se heurter à une problématique de périmètre mal ajusté. Autrement dit, rigueur, anticipation et préparation du projet sont les meilleurs alliés pour contourner bien des lourdeurs souvent reprochées aux ERP.
« Il y a toujours un périmètre où l’ERP montre une faiblesse »
Les ERP se présentent sous forme de modules, chacun dédié à un bouquet fonctionnel. Dans certains projets, des entreprises ont réagi à une qualité inégale entre modules. Autre remarque en ce sens : un ERP a toujours un point faible.
Il faut savoir que des ERP de différents profils occupent le marché. Certains sont généralistes, dont les solutions d’éditeurs mondialement connus. D’autres sont conçus pour les plus petites structures. Les ERP vont aussi se verticaliser avec des fonctionnalités propres à un métier. Il convient donc de bien comprendre cette offre variée et d’y faire le bon choix pour écarter toute fonctionnalité « faible » sur un périmètre critique pour l’entreprise.
Ainsi, les entreprises industrielles ne peuvent pas se passer de fonctionnalités propres à leurs métiers, notamment la Gestion de Production Assistée par Ordinateur (GPAO). Un ERP qui suit difficilement des processus de fabrication dans toutes leurs subtilités – par exemple demandes d’approvisionnement, mouvements de stock, ordonnancement des OF, suivi de la qualité des pièces réalisées… – sera forcément en deçà des attentes. Il est donc recommandé de choisir un ERP industriel conçu avec toutes les fonctionnalités requises en standard. Quand c’est bien le cas, l’ERP n’a aucune raison d’avoir un point faible sur les périmètres les plus stratégiques.
« Un ERP est difficile à prendre en main »
Un ERP implique en effet des changements dans les habitudes de travail, et s’avère une solution avec un vaste champ fonctionnel que les utilisateurs doivent apprendre à utiliser. C’est pourquoi il faut préparer la prise en main de la solution bien avant qu’elle n’entre en service dans l’entreprise.
Des formations à l’outil sont indispensables. Il ne faut pas perdre de vue que si l’entreprise a bien choisi un ERP adapté à son activité, son utilisation va suivre des logiques métier que les utilisateurs ont acquises avant de passer à la nouvelle interface de l’ERP, ce qui facilite aussi l’adoption de l’outil.
Quand le déploiement de l’ERP génère de grandes métamorphoses, il ne faut pas hésiter à prévoir une action de conduite du changement. Comme la formation, cette initiative s’anticipe bien avant la mise en œuvre de l’ERP, en amont du projet.
« Les ERP sont rigides et peu évolutifs »
Cette remarque mérite d’autant plus d’être challengée que l’ERP apporte justement beaucoup de souplesse dans les opérations. En effet, il instille de la cohérence et de l’homogénéité dans les données, évite de nombreuses saisies manuelles fastidieuses, comme des redondances. En interconnectant les données opérationnelles de tous les services, l’ERP casse les silos et fluidifie la communication. Enfin, son analyse des données, les tendances et indicateurs qui en découlent facilitent l’anticipation. C’est ainsi un outil clé de performance et de réactivité.
Toutefois, il est vrai que certaines entreprises se retrouvent aux prises avec un ERP qui ne leur permet plus de se développer. C’est souvent le cas quand l’entreprise n’a pas fait un réel travail de projection à 5/10 ans pour anticiper les fonctionnalités dont elle aura besoin à l’avenir. De nouvelles tendances et exigences, notamment liées à la digitalisation, émergent au cœur de l’industrie. Ce qui revient, une fois de plus, au projet ERP lui-même et à tout le travail préparatoire à faire en amont.
Notons également que les éditeurs d’ERP investissent en R&D pour faire évoluer leurs solutions, les adapter à une connectivité avec des solutions logicielles de génération plus récente au cours de leur cycle de vie. Enfin, dans leurs versions SaaS, les ERP sont des solutions maintenues à la pointe et très évolutives.
En synthèse, un projet ERP minutieusement mené et documenté donne toutes les chances d’installer dans l’entreprise industrielle une solution parfaitement adaptée à son activité, et à la hauteur de ses attentes.
