Dans les PME, il n’est pas rare que les moyens soient limités, surtout quand elles se lancent. C’est pourquoi elles plébiscitent des outils tels que le pack Office facilement accessibles. Excel, en particulier, est souvent utilisé pour gérer tous les critères et calculs qui interviennent dans une activité de production. Or, Excel reste un outil en silo, qui n’est pas nativement conçu pour suivre les logiques d’une telle activité, et qui demande beaucoup d’interventions humaines. Pour dépasser ces limites, un ERP permet d’entrer dans une nouvelle sphère de productivité et de rentabilité. En effet, son automatisation permet d’aller plus vite, et ses fonctionnalités métier et d’analyse, de voir plus loin.
Production, stocks, livraisons, clients… Les petites entreprises qui comptent sur Excel tendent à y gérer à peu près tous les fronts de l’activité. Or, Excel peut vite devenir un frein. D’une part, seuls les as d’Excel peuvent réellement y faire des calculs et macros complexes. D’autre part, l’outil reste statique et se contente de faire les calculs que l’utilisateur lui demande pro-activement. Sans compter le risque d’erreur humaine.
Pour passer à la vitesse supérieure, les PME industrielles peuvent travailler avec un outil conçu pour leurs activités, capable de produire analyses et traitements des données en temps réel qu’il n’est pas possible de réaliser manuellement. L’ERP remplit cette mission et offre bien d’autres optimisations.
Bonne nouvelle : l’ERP est tout à fait à la portée des petites industries. Aujourd’hui le marché propose des solutions adaptées aux TPE et PME, souvent par modules qui peuvent être achetés au fur et à mesure des besoins pour ne pas investir dans une solution disproportionnée.
Fluidité de l’ERP VS manque de maniabilité d’Excel
Excel reste un outil aux fonctions simples. Pour y traiter des calculs complexes, selon les critères propres à l’entreprise, il faut en général développer des macros, opération qui prend du temps et demande des compétences pointues sur l’outil. Autrement dit, Excel n’est pas exactement prêt à l’emploi pour gérer une activité de production industrielle. De plus, si l’employé qui gère ces fichiers n’est pas disponible, ou quitte l’entreprise, la prise de relais par un collègue devient vite un casse-tête.
À l’inverse, un ERP spécialisé pour les activités de production est conçu avec toutes les fonctionnalités adaptées au secteur. Il est capable d’effectuer des calculs complexes à partir de simples saisies de données par l’utilisateur, quand l’outil ne va pas lui-même chercher les valeurs disponibles dans sa base de données centralisée.
Précision de l’ERP VS risque d’erreur sous Excel
Sous Excel, les données sont récupérées manuellement ou via des macros branchées à des sources différentes. Le tout ouvre la brèche à l’erreur humaine dans la collecte, la saisie, ou même la conception des macros. Or, cette opération devient simple et fiable dans un ERP : la solution automatise la collecte des données ce qui engendre un gain de temps et de précision considérable par rapport à un traitement humain.
De plus, au-delà de la collecte, un ERP fait un traitement des données par le biais de fonctionnalités développées par une équipe d’experts chez l’éditeur. Ainsi, il inclut aussi des scénarios de calcul que l’entreprise n’aura peut-être pas pensé à mettre au point sous Excel.
L’ERP solution communicante VS les silos d’informations d’Excel
Sous Excel, les données sont répliquées dans autant de fichiers que requis. Frein majeur avec ce logiciel : les informations sont stockées en silo, sans aucune connexion entre elles, ni d’autres outils de l’entreprise. Et la seule option pour les échanger reste de passer par des e-mails.
L’ERP contourne ces limites en centralisant toutes les données de l’activité sur sa base de données unique. Les données sont ainsi disponibles pour alimenter les diverses fonctionnalités, sans ressaisie et process fastidieux d’envoi par e-mail. Résultat : les données des différents services communiquent et s’apportent mutuellement du contexte. De plus, différentes personnes dans l’entreprise peuvent se charger d’une même tâche sur l’outil et travailler sur les mêmes données, ce qui fait de l’ERP un outil collaboratif.
Il en découle des capacités optimisées. Notamment, l’ERP livre des indicateurs de performance et de cadence concernant la ligne de production. Les salariés peuvent ainsi faire un pilotage précis des volumes d’un poste à l’autre pour éviter les ralentissements. Un exercice à peu près impossible à partir de divers fichiers Excel.
Les analyses de l’ERP VS une faible lisibilité sous Excel
Sous Excel, si une saisie n’a pas encore été faite, les calculs risquent de passer à côté d’informations cruciales pour être fiables. Les résultats obtenus peuvent vite devenir caducs. De plus, ces calculs sous Excel n’apportent aucune perspective d’ensemble sur l’activité, car chacun se résume à son périmètre, sans qu’aucune autre donnée n’apporte un précieux contexte. Les analyses manquent ainsi de finesse.
Un ERP propose des fonctionnalités natives de Business Intelligence (BI), le plus souvent couplées à un requêteur intégré. La BI livre des informations stratégiques basées sur des données à jour, en temps réel, dont des indicateurs de performance. Véritable outil de pilotage, la BI permet d’identifier rapidement des tendances, des comportements, des seuils critiques. Les ventes d’un produit sont en baisse ? C’est tout de suite repérable avec un ERP. À l’inverse, sous Excel, identifier des tendances demande tout un temps d’analyse manuelle avant de comprendre ce qui se passe dans l’activité, peut-être trop tard pour y remédier entièrement.
Agilité de l’ERP versus rigidité d’Excel pour évoluer
Excel implique beaucoup de tâches pour tenir la cadence de l’activité : mise à jour, reformatage, envoie par e-mail… Au quotidien, la perte de temps, les risques d’erreur et la démultiplication des saisies et des recoupements manuels des fichiers engendrent une réelle lourdeur, bien loin de toute agilité.
Mais l’agilité est aussi une question de compétitivité, un enjeu crucial. Les PMI doivent être en mesure d’adapter leurs stratégies de production et de créer de nouveaux processus selon les attentes du marché.
Un ERP facilite l’ensemble en digitalisant tous les flux de production. Il livre à l’entreprise une visibilité à la fois globale et granulaire qui permet de comprendre de façon bien plus pertinente comment perfectionner les flux de travail selon une nouvelle stratégie de production. Excel ne permet pas une telle réactivité, car le temps de traitement ne peut pas suivre la cadence des opérations.
Un ERP pour se concentrer sur l’essentiel : la croissance
L’ERP met fin à de nombreuses lourdeurs, il libère du temps pour les salariés qui peuvent se consacrer à des tâches à valeur ajoutée. De plus, l’ERP sécurise les données, évite des erreurs qui peuvent coûter cher et obliger à reprendre entièrement un process.
Mais l’ERP est aussi et surtout un outil d’analyse puissant qui fait gagner en performance et en compétitivité. De plus, outil numérique par excellence, il ouvre à l’entreprise tout le potentiel de l’industrie 4.0 qui repose sur le maillage numérique des différents flux de travail. Il contribue ainsi à l’évolution de l’entreprise, à sa transformation numérique et à sa croissance, avec un réel retour sur investissement.
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